Automatisierungsfunktionen des Bank-Bereichs

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In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie im Bank-Bereich Ihres DreamRobot-Accounts den "Bezahlt"-Status durch den Bankabgleich automatisch setzen lassen können. Zudem können auch Zahlungen aus externen Shops automatisch zugewiesen werden. 

Automatisches Setzen des "Bezahlt"-Status durch erfolgreichen Bankabgleich

Der Bank-Check prüft den Verwendungszweck/Betreff eingegangener Zahlungen und sucht nach einer Auftrags- bzw. Referenznummer. Diese müssen im Format "R1234" oder "R 1234" angelegt sein. Ist eine solche Referenznummer im Verwendungszweck vorhanden, so versucht der Bank-Check, die Zahlung einer passenden Rechnung automatisch zuzuordnen. 

Ist keine Referenznummer enthalten, so prüft der Bank-Check, ob eine eBay-Artikelnummer (zwölfstellig) vorhanden ist. Ist dies der Fall, so werden alle offenen Verkäufe mit dieser eBay-Artikelnummer gesucht. Werden hierbei mehrere offene Verkäufe gefunden, prüft der Bank-Check, ob ein zu einem dieser Verkäufe passender eBay-Mitgliedsname im Verwendungszweck vorhanden ist. Ist dem so, wird versucht, die Zahlung diesem Verkauf zuzuordnen. 

 

 Bitte beachten Sie, dass ein Auftrag, dem Sie vorher manuell den Status "bezahlt" verliehen haben, vom Bankmodul nicht mehr zugeordnet werden kann. In diesem Fall bleibt die Zeile der Zahlung rot, selbst wenn alle Informationen übereinstimmen.

Was wird im Bankabgleich geprüft?

  • Gibt es im Verwendungszweck eine Referenznummer, die zu einem offenen Auftrag passt?
  • Kommt im Verwendungszweck eine zwölfstellige eBay-Artikelnummer vor, die zu einem offenen Auftrag passt?
  • Gibt es mehrere offene Aufträge zu dieser eBay-Artikelnummer... kommt im Verwendungszweck ein eBay-Benutzername vor, der zu einem dieser Aufträge passt?
  • Ist im Verwendungszweck weder eine Referenznummer noch eine eBay-Artikelnummer vorhanden, so prüft der Bankabgleich, ob ein eBay-Nutzername auftaucht und ob es offene Aufträge zu diesem Namen gibt. 

Der Auftrag wird erst dann auf "Bezahlt" gesetzt, wenn eines dieser Kriterien absolut eindeutig ist, also eine klare Übereinstimmung vorliegt. 

Bestellnummern im Verwendungszweck

Der Bankabgleich prüft den Verwendungszweck zusätzlich nach dem Kennzeichen "BEST". Die dahinter gefundene Zahl (z.B. "BEST 12345") wird als Shop-Bestellnummer interpretiert. Für den Abgleich muss vom Shop im Auftragsfeld "Kommentare (vom Kunden)" die Zeichenfolge "Bestellnummer: xxx" übergeben worden sein, wobei "xxx" für die Shop-Bestellnummer steht. Ist dies der Fall, kann DreamRobot diese Zahlungen ebenfalls automatisch zuordnen.

Bedingungen für die Zuordnung einer Zahlung

Damit eine Zahlung einem Auftrag zugeordnet werden kann, wird geprüft, ob der Bankzeilenbetrag = Rechnungsbetrag + Versandkosten ist. Ist dies nicht der Fall, wird geprüft, ob der 
Bankzeilenbetrag = Rechnungsbetrag + Versand + Versicherung ist.

Beispiele: 

Bankzeilenbetrag: 149 EUR. Rechnungsbetrag: 139 EUR, Versand 3,95 = keine Übereinstimmung und somit keine Zuordnung. 

Bankzeilenbetrag: 98,95 EUR, Rechnungsbetrag: 95 EUR, Versand: 3,95 EUR = Übereinstimmung und somit Zuordnung. 

 Versicherung wird nur bei der früheren Version der Versandberechnung verwendet. 
 

Falls kein passender Auftrag gefunden wurde oder der Betrag nicht übereinstimmt, so werden die entsprechenden Zahlungen im Bankmodul rot dargestellt, ansonsten grün. Wenn eine Bankzeile erfolgreich zugeordnet wurde, so wird der zugehörige Auftrag auf "bezahlt" gesetzt.
 

Manuelle Zuordnung einer Bankzeile

Wenn Sie eine Bankzeile manuell zuordnen wollen, müssen Sie in das Textfeld neben dem Button "prüfen" die Auftragsnummer mit führendem "R" eintragen (R 1234) und auf "prüfen" klicken. Abweichend gilt für Zahlart Nachnahme ein "NN" und für Lastschrift ein "LS" statt des führenden "R". Der Button "B" kennzeichnet nur die Bankzeile als bezahlt - nicht die Rechnung. Dies kann nur der Button "prüfen" und der automatische Abgleich. 

 DreamRobot erkennt bislang keine Teilzahlungen. Aufträge können über das Bankmodul nur auf "BEZAHLT" gesetzt werden, wenn die komplette Zahlung innerhalb einer Bankzeile ist. Deshalb ist es bei Teilzahlungen ausnahmsweise notwendig, den Auftrag unter "AUFTRAG" manuell auf den Status "BEZAHLT" zu setzen. 

Beim Bank-Check sind drei Abrufe pro Tag inklusive. Bei jedem Abruf wird die Anzahl der verbleibenden Abrufe des Tages angezeigt. Wenn die Anzahl von drei Abrufen erreicht ist, wird das Bank-Auto-Login für den Rest des Tages abgeschaltet. Weitere, nun kostenpflichtige Abrufe können erfolgen, müssen aber von Ihnen bestätigt werden. Kosten dafür entnehmen Sie bitte dafür der aktuellen Preisliste

Automatische Zuordnung von Zahlungen aus externen Shops

Das Bankmodul von DreamRobot kann selbstverständlich auch Zahlungen aus externen Shopsystemen zuordnen. Hierzu müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: 

1. Der externe Shop muss den Kunden einen korrekten Verwendungszweck vorgeben
Dort muss der Kenner "Bestellnummer:xxx" oder zumindestens "BEST", gefolgt von der Bestellnummer enthalten sein. Das bedeutet: Nur wenn bei Zahlungen entweder "BEST 1234" oder "Bestellnummer:1234" im Verwendungszweck erscheint, kann die entsprechende Zahlung zugeordnet werden. Bitte weisen Sie Kunden im externen Shop daraufhin, dass die Bestellnummer derart im Verwendungszweck erscheinen muss. 

2. Für den Abgleich muss vom Shop im Kundenkommentar der Kenner "Bestellnummer:xxx" übergeben werden:
Für den Abgleich mit Direct Banking-Zahlungen kann "BANK -> Alle Bankzeilen -> Bank Check" genutzt werden. Für den Abgleich mit Zahlung von Online-Banking gilt: Es wird nach dem Kennzeichen "BEST" im Betreff gesucht. Die dahinter gefundene Zahl wird dann als Shop-Bestellnummer erkannt. Für den Abgleich muss vom Shop im Kundenkommentar der Kenner "Bestellnummer:xxx" übergeben worden sein. Ist dies der Fall, kann DreamRobot diese Zahlungen ebenfalls autom. zuordnen. 

Damit eine Zahlung dem gefundenen Auftrag zugeordnet werden kann, wird geprüft, ob der Bankzeilen-Betrag = dem Rechnungs-Betrag + Versand ist. Falls nicht, wird geprüft, ob der Bankzeilen-Betrag = dem Rechnungs-Betrag + Versand + Versicherung ist. 
Falls kein Auftrag gefunden wurde oder der Betrag nicht übereinstimmt, werden die Bankzeilen rot dargestellt, ansonsten sind sie grün markiert.