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PDF-Upload

|   Vorlagen

Laden Sie allgemeine Inhalte direkt als PDF-Datei hoch, um diese automatisiert in Ihren E-Mailvorlagen mitzusenden.

Grundsätzliche Informationen zum PDF Upload

Diese Funktion des Vorlagen-Bereichs in DreamRobot ermöglicht es, Ihren Vorlagen PDFs beizufügen, die auf Wunsch ganz automatisch in Ihrer Korrespondenz mitversendet werden. Ein mögliches Beispiel wären ein Prospekt mit interessanten Artikeln oder Ihre AGB in ausführlicher Version. So kann beispielsweise einer bestimmten E-Mail eines Ihrer PDF-Dokumente als automatischer Anhang beigefügt werden. 

Hinweise zum PDF-Upload

- Sie können nur maximal 15 PDF-Dateien in diesem Bereich speichern.
- Die Maximalgröße jeder PDF-Datei ist 1 MB
- Jede Datei muss ein funktionierendes PDF sein und die Endung ".pdf" tragen. 
- Umlaute im Dateinamen werden automatisch ersetzt. Beispiel: Ein "ö" im Namen wird automatisch zu einem "oe" umgewandelt. Das Gleiche gilt für Leerzeichen im Dateinamen, die automatisch durch einen Unterstrich ("_") ersetzt werden. 
- Es ist nicht möglich, eine Datei hochzuladen, wenn eine bereits hochgeladene Datei den gleichen Dateinamen trägt. Ist also beispielsweise ein PDF namens "AGB_2019.pdf" hochgeladen und Sie möchten eine weitere Datei mit dem exakt gleichen Namen hochladen, so ist dies nicht möglich. Verändern Sie bitte den Dateinamen der neu hochzuladenen Datei, z.B. durch "AGB_2019_V2.pdf". Kurz: Dateinamen beim PDF-Upload müssen einzigartig sein. 

So gelangen Sie zum PDF-Upload

Der PDF-Upload gehört zum Bereich "Vorlagen", der wiederum in der "Admin"-Sektion Ihres DreamRobot-Accounts zu finden ist. Dorthin zu gelangen ist denkbar einfach: Klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Admin". Anschließend klappen Sie durch einen Klick auf "Vorlagen" (Navigation links) die Unterbereiche aus und klicken nun auf "PDF Upload".

Upload von Dokumenten

Der Upload neuer PDFs ist denkbar einfach. Klicken Sie dazu auf den grünen Button ("PDF auswählen"). Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster, über das Sie das hochzuladende Dokument auswählen können. 

Die bereits hochgeladenen Dokumente sehen Sie jederzeit unterhalb des grünen Buttons. Dabei wird auch die jeweilige Dateigröße angezeigt. 

Am unteren Rand des Icons einer jeden Datei sehen Sie drei Icons.

- Das linke Icon, ein nach unten zeigender Pfeil, ermöglicht das Herunterladen der jeweiligen Datei. 

- Das mittlere Icon, ein Clipboard, erlaubt es, den Platzhalter-Namen des Dokuments in die Zwischenablage zu kopieren. Anschließend können Sie ihn ganz einfach in die Vorlage der E-Mail einfügen, in deren Anhang das jeweilige Dokument versendet werden soll. 

- Über das rechte Icon, einen Mülleimer, kann das Dokument gelöscht werden. Beachten Sie, dass Sie es damit final löschen. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich. 

 

Einfügen eines PDFs in eine Vorlage

Jedes der hochgeladenen PDFs kann im Handumdrehen in eine E-Mail eingefügt werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: 

- Kopieren Sie den Platzhalter des jeweiligen Dokuments durch einen Klick auf das Clipboard-Icon (Mitte), welches auf dem Icon der jeweiligen Datei angezeigt wird. Nun öffnet sich ein kleines Popup-Fenster mit dem Platzhalter. Durch einen Druck auf die Tasten Strg und C (gleichzeitig) speichern Sie diesen Platzhalter in Ihrer Zwischenablage

- Wechseln Sie nun über die Navigation links in den jeweiligen Unterbereich Ihrer Vorlagen. Wählen Sie über das Dropdown-Fenster die Vorlage aus, in die das PDF mitgesendet werden soll - z.B. die Erstkontakt-Mail. Fügen Sie an der gewünschten Stelle in der Vorlage den Platzhalter der Datei ein (Tastenkombination Strg + V) und bestätigen Sie diese Änderung durch einen Klick auf "Speichern". Fertig!

Diesen Vorgang haben wir in den beiden Bildern oberhalb dieses Textes durch Pfeile und Markierungen deutlich gemacht.