Rechnungs-Upload nach Amazon (ohne VCS)

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Mit diesem Feature automatisieren Sie den Rechnungs-Upload zu Amazon. Erfahren Sie hier, wie es funktioniert und was zu beachten ist.

Grundsätzliche Informationen

Mit dem automatischen Rechnungsupload werden Amazon-Rechnungen mit einer DR-Rechnungsnummer im PDF-Format für die Amazon Marktplätze DE, FR, UK, IT, ES automatisch zu Amazon hochgeladen. 

Wichtige Hinweise

  • DR generiert bei Nutzung dieser Funktion für alle Amazon-Bestellungen eine Rechnungsnummer! Das gilt für normale Amazon-Bestellungen, FBA-Bestellungen (Fulfillment by Amazon) sowie Business-Bestellungen.

  • Zudem können Sie die Rechnung problemlos in DreamRobot archivieren und haben somit jederzeit vollen Zugriff auf die Daten und die PDF-Rechnung, die Ihren Kunden bei Amazon angezeigt wird.

  • Als Rechnungsvorlage wird die entsprechende Vorlage genutzt, die Sie in Ihrem Portal-Account hinterlegt haben.
     Bitte achten Sie darauf, dass diese keine Fehler enthält, da ansonsten eventuell die Erzeugung des PDF-Dokuments fehlschlagen kann.
     
  • Die Rechnungen werden hochgeladen, wenn Sie über LIEFERN gehen. Wird die PDF-Rechnung erfolgreich hochgeladen, so wird Sie im Amazon Protokoll grün markiert. Ob Amazon diese dann aber auch positiv verarbeitet hat, kann beim Upload aktuell nicht geprüft werden, da Amazon dazu derzeit noch keine Möglichkeit über die API bietet.
     
  • Wie oben beschrieben, empfehlen wir für die Übertragung der PDF Rechnung nach Amazon immer über „Liefern“ zu gehen. Müssen Sie darüber hinaus eine PDF Rechnung hochladen, können Sie dies über das Funktionsmenü unter „Auftrag“ machen, indem Sie den Auftrag in der Liste auswählen und die Funktion „Amazon – PDF Rechnung übertragen“ ausführen. Für den Auftrag wird nun im Hintergrund das PDF erstellt. Dafür wird Auftrag in einer Warteschlange eingestellt. Je nach Auslastung kann das Erstellen des PDF Dokuments daher einige Zeit in Anspruch. Nach erfolgreicher Erstellung wird der Eintrag für die Übertragung im Amazon -> Protokoll sichtbar.

Amazon Invoice Upload aktivieren in DR - so geht es!

Der Invoice Upload wird über den entsprechenden Regler in der Amazon-App für DreamRobot aktiviert. Darunter werden Ihnen die auf dieser Seite beschriebenen Hinweise noch einmal angezeigt. 

 

Wählen Sie hier die gewünschte Option aus drei Möglichkeiten aus: 

  • Rechnungserstellung durch Amazon. Hierbei wird die Rechnung komplett bei und durch Amazon generiert.
     In diesem Fall wird keine DR Rechnungsnummer verwendet. 
  • Amazon VCS nutzen, aber Rechnungs-Upload nach Amazon.
     Hierbei wird der VCS von Amazon genutzt und eine DR-Rechnungsnummer verwendet. 
  • Rechnungs-Upload nach Amazon nutzen.
     Hierbei wird eine DR-Rechnungsnummer verwendet, jedoch wird die Amazon Steuerberechnung nicht verwendet (=kein VCS).

Wichtige Hinweise

  Wenn Sie den VCS bei Amazon aktiv haben, dürfen Sie auf keinen Fall bei DreamRobot die Option "ohne VCS" aktivieren, da sonst alle Rechnungen von Amazon ignoriert werden und nicht mehr erneut übertragen werden können! 

 Der Upload der Rechnungen erfolgt nach einer dynamischen Logik, da nur eine gewisse Anzahl von Rechnungen pro Kunde in einem bestimmten Zeitraum übertragen werden kann. Anders ausgedrückt: Um möglich zu machen, dass eine große Anzahl von Rechnungen von unterschiedlichen Kunden hochgeladen werden kann, wurde die Funktion so entwickelt, dass sie den Upload so zeitnah wie möglich ausführt, ohne dabei die Kapazitätsgrenzen für die Übermittlung neuer Rechnungen zu überschreiten. Amazon würde die Übertragung der PDF-Rechnung andernfalls einfach ablehnen. Daher liegt kein Fehler vor, wenn Rechnungen länger Zeit als „Noch nicht übertragen“ gekennzeichnet sind.

Ablauf nach Aktivierung des Uploads ohne VCS

Wenn Sie diese Option nutzen, wird die PDF-Rechnung zu Amazon übertragen, wenn Sie in DreamRobot über "LIEFERN" gehen. Hier wird dann automatisch die Versandbestätigung zu Amazon gesendet und der Auftrag für den Invoice Upload vorgemerkt.

Sobald die PDF Rechnung generiert wurde (in der Regel kurze Zeit später), wird ein entsprechender Eintrag im Amazon-Protokoll für diesen Auftrag zu finden sein.

Wird die PDF Rechnung erfolgreich hochgeladen, wird Sie das im Amazon Protokoll entsprechend markiert (in der Regel grün es sei denn, dass Sie die Farben geändert haben). Ob Amazon diese dann aber auch positiv verarbeitet hat, kann beim Upload aktuell nicht geprüft werden, da Amazon dazu derzeit noch keine Möglichkeit über die API bietet.

Gutschriften

Wenn die Aufträge über die LIEFERN-Funktion abgearbeitet werden, wird auch geprüft, ob es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift handelt, sie also einen negativen Rechnungsbetrag hat. Ist das der Fall, wird diese entsprechend als Gutschrift zu Amazon übertragen.

Die "Ware ist unterwegs"-Mail

Wenn Sie die Option "Rechnungserstellung durch Amazon (Keine DR-Rech.Nr.)" oder den "Rechnungs-Upload nach Amazon (ohne VCS)" in der Amazon-App aktivieren und über LIEFERN gehen, wird in der "Ware ist unterwegs"-Vorlage bei Amazon-Aufträgen der Platzhalter #attachment_bill# nicht durch Anhängen der Rechnung ersetzt. Stattdessen wird er durch einen Text ersetzt, der besagt, dass die Rechnung im Amazon-Account zu finden ist.

Prüfen Sie bitte daher, ob der Platzhalter an einer dafür geeigneten Stelle in der Vorlage steht.

Sollten Sie die "Ware unterwegs"-Mail jedoch aus dem Funktionsmenü ausführen (also manuell), dann wird wie bisher die PDF-Rechnung im Anhang versendet, wenn Sie den Platzhalter #attachment_bill# nutzen.