Rechnungsversand (PDF) per E-Mail

|   Vorlagen

Natürlich ist es mit DreamRobot möglich, Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden zu versenden. 

Egal, ob die Rechnung in der "Ware ist unterwegs"-E-Mail oder in einer extra dafür vorbereiteten E-Mail-Vorlage versendet werden soll - über den Vorlagen-Bereich von DreamRobot können Sie den Rechnungsversand so einrichten, wie Sie es wünschen.

Vorgehensweise

Legen Sie eine E-Mail-Vorlage oder eine eigene Vorlage an, in der der PDF-Platzhalter #attachment_bill# enthalten ist. Neue Vorlagen werden im Vorlagen-Bereich des Admins Ihres DreamRobot-Accounts angelegt. Sie erreichen Ihn über einen Klick auf "Admin", gefolgt von der Auswahl "Vorlagen" im Menü links. Wählen Sie nun "Eigene" und suchen Sie über das DropDown oben links aus, welche Art von Vorlage es sein soll. 

Den Platzhalter #attachment_bill# finden Sie in der Platzhalter-Liste auf der rechten Bildschimseite. Verwenden Sie Copy/Paste, um den korrekten Platzhalter aus dieser Liste in die Vorlage einzufügen. Wir empfehlen, den Platzhalter in einer ansonsten leeren Zeile der Vorlage zu positionieren. 

Der Platzhalter selbst ist für den E-Mail-Empfänger nicht zu sehen. Dieser sieht nur das Resultat, also den Inhalt, der durch den Platzhalter angezeigt wird. Wir empfehlen, diese Funktion vor der aktiven Nutzung zu testen - legen Sie eine Test-Vorlage mit dem Platzhalter an, um diese Vorlage an Ihre E-Mail-Adresse zu senden. So können Sie prüfen, ob der Platzhalter und somit der Rechnungsversand im PDF-Format funktioniert. 

 Der Platzhalter darf nicht in der Betreffzeile verwendet werden. 

Alle Druckvorlagen, die in Emails als PDF-Anhang mitgesendet werden können, werden durch ein blaues PDF-Icon oben rechts gekennzeichnet. Durch einen Klick auf dieses PDF-Icon wird eine PDF-Vorschau der ausgewählten Vorlage angezeigt. 

 Bitte prüfen Sie hier zunächst, ob Ihre Vorlage, die Sie nutzen wollen, korrekt und vollständig als PDF generiert werden kann! Es können nicht alle Schriftarten und CSS-Styles unterstützt werden.

Legen Sie einen Test-Auftrag mit Ihrer eigene Email-Adresse an. Bitte beachten Sie, dass beim Anzeigen der Rechnung und auch beim Erstellen der PDF-Rechnung eine Rechnungsnummer generiert wird!

Senden Sie eine Test-Email an Ihre eigene Email-Adresse und kontrollieren Sie, ob der Anhang korrekt mitgesendet wird.

Mögliche PDF-Platzhalter für Email-Anhang

#attachment_bill# Rechnung
#attachment_deliverynote# Lieferschein
#attachment_offer# Angebot
#attachment_orderconfirm# Bestellbestätigung
#attachment_reminder# Mahnung (zum Drucken)
#attachment_pdf_drive# URL einer auf dem DR-Drive gespeicherten PDF-Datei