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Anlegen einer Gutschrift

|   Arbeitstechniken

Sie möchten eine Gutschrift für einen Kunden anlegen? Kein Problem mit DreamRobot!

Zwei wichtige Hinweise vorab

 Bitte löschen Sie keine Aufträge, da dies zu einer ganzen Reihe unerwünschter Effekte führen kann.

 Bitte löschen Sie auch keine eBay-Artikelnummern aus den Aufträgen, da diese Bestellungen sonst durch eBay nicht mehr erkannt werden und in DreamRobot als neue Bestellungen eingelesen würden.

So legen Sie Gutschrift an

Für ausgewählte Aufträge können Sie schlicht die Funktion „Gutschrift anlegen“ in der Auftragsübersicht verwenden oder den Button "Gutschrift" direkt im Auftrags-Edit-Fenster anklicken. Die Funktion legt eine Gutschrift bzw. Korrekturrechnung an, die alle Positionen einschließlich der Versandkosten des Auftrages mit negativer Anzahl und negativem Betrag enthält. Zusätzlich wird als neue Auftragsposition eine Zeile angelegt, die als Artikelname "Korrektur zur Rechnungsnummer" enthält. 

Den Ablauf der Arbeitsschritte sehen Sie in den folgenden Screenshots. 

1. Verwenden Sie im Auftrags-Bearbeitungsfenster den Button "Gutschrift". (Abb.1)
2. Wählen Sie den Artikel, für den eine Gutschrift angelegt werden soll. (Abb.2)

In Abb. 3 sehen Sie den Aufruf der Funktion "Gutschrift anlegen" in der Auftragsliste über das DropDown-Menü. Wählen Sie die Aufträge aus, für die eine Gutschrift angelegt werden soll und wählen Sie anschließend diese Option aus dem Menü. 

In der Gutschrift bzw. Korrekturrechnung ist in der Auftrags-History die Nummer des gutgeschriebenen Auftrages vermerkt.
Tipp: Es kann sinnvoll sein, die Auftragsnummer der Gutschrift in das Feld "Infos (eigene Notizen)" des zugrunde liegenden Auftrags einzutragen.

Teilgutschriften

Es lassen sich auch Teilgutschriften erstellen, in dem die Anzahl von Auftragspositionen auf 0 gesetzt wird. Alternativ können Auftragspositionen auch entfernt werden. Dazu markiert man das „DEL“-Feld in der zu löschenden Auftragszeile und speichert mit "OK" oder "OK+". 

 

Abschluss von Gutschriften

Der Lagerbestand wird nicht automatisch aktualisiert. Hierzu kann der Lagerabgleich angehakt und die Gutschrift dann gespeichert werden. Gutschriften müssen wie Rechnungen abgeschlossen werden. Sie müssen hier also auch die entsprechenden Status (bezahlt, gepackt und gesendet) setzen und z.B. den zurückerstatteten Betrag als negativen bezahlten Betrag eintragen. Falls Sie dem Kunden die Versandkosten nicht gutschreiben möchten, ändern Sie den entsprechenden Betrag auf 0.00. 

 Nur wenn Gutschriften so vollständig abgeschlossen sind, werden Sie beim Finanz-Export berücksichtigt!

Tipp: Anpassen der Rechnungsvorlage

Um in der Rechnungsvorlage automatisch bei negativen Gesamtbeträgen „Korrekturrechnung“ statt „Rechnung“ anzuzeigen, können Sie mit Hilfe der Abfragelogik „RECHNUNG Nr. #bill_id#“ wie folgt ersetzen: 
<#if(#total#|<|0)#>Korrekturrechnung<#else#>RECHNUNG<#endif#> Nr. #bill_id#

Amazon FBA-Gutschriften

Wird eine FBA-Gutschrift an DreamRobot übertragen, prüft DreamRobot, ob dazu ein Auftrag existiert. Falls nicht, wird keine Gutschrift oder Teilgutschrift erstellt. Falls doch, werden nach Erstellen der Gutschrift automatisch die Mengen ans Lager zurückgebucht.

Gutschrift/Teilgutschrift direkt im Auftrag anlegen

Direkt im Auftrag haben Sie die Möglichkeit mit dem Button "Gutschrift" im Auftrags-Header eine Gutschrift zum Auftrag anzulegen. Hierzu öffnet sich eine Maske, in der die gewünschten Artikel-Positionen und Mengen für die Gutschrift ausgewählt werden können.

Hier kann auch direkt ausgewählt werden, ob die Gutschrift automatisch "BEZAHLT", "GEPACKT" und/oder "GESENDET" gesetzt werden soll. Zum Anlegen einer Gutschrift ist es erforderlich, mindestens eine Artikel-Position ausgewählt werden.

Beim Anlegen einer (Teil-)Gutschrift im Auftrag werden nun die Versandkosten als zusätzliche Position zur Auswahl angezeigt, sofern diese im Auftrag nicht den Wert 0.00 haben. Somit können die Artikel auch ohne Versandkosten gutgeschrieben werden oder auch nur die Versandkosten gutgeschrieben werden.

Mit dem Button "Gutschrift anlegen" wird die Gutschrift als neuer Auftrag gespeichert und der aktuelle Auftrag bleibt geöffnet.

Mit dem Button "Gutschrift anlegen und direkt öffnen" wird die Gutschrift als neuer Auftrag gespeichert und dann direkt in der Auftragsmaske angezeigt.

 Dabei gehen nicht gespeicherte Änderungen am ursprünglichen Auftrag verloren!

 Beim Anlegen von Gutschriften wird kein Lagerabgleich durchgeführt! Dies muss also in der Gutschrift selbst vorgenommen werden.

eBay-Kaufabbrüche

Es ist möglich, im Gutschriften-Fenster bei eBay-Aufträgen per Klick auf "Kaufabbruch" den Kauf der jeweiligen Position auf eBay abzubrechen. In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, wählen Sie den entsprechenden Grund für den Abbruch aus und der Kunde wird von eBay umgehend informiert, dass Sie den Kauf abgebrochen haben. Wenn Sie das eBay Retouren-Modul verwenden, können Sie Kaufabbrüche auch unter "AUFTRAG -> Protokoll-> eBay Rücksendungen" nachverfolgen.

Ein Tipp zu nicht bezahlten eBay-Bestellungen

Sie können în der eBay-APP ("APPS -> Online Marktplätze -> eBay -> Mahnungen/Erinnerungen") beim Punkt "für eBay-Zahlungsaufforderung markieren nach:" die Anzahl der Tage einstellen, ab wann die unbezahlten eBay-Aufträge markiert werden sollen.

Unter "AUFTRAG" können Sie die Anzeige "mögl. eBay Zahlungsauff./Gutschrift" auswählen. Dann werden in der Auftrags-Liste all diese Aufträge angezeigt. Diese können Sie unterhalb der Liste allesamt markieren, dann in der Funktionsauswahl "eBay Zahlungsauff./Gutschrift" auswählen und abschließend "OK" klicken.  In der Maske, die sich daraufhin öffnet, wählen Sie für jeden Verkauf den Grund aus und melden es an eBay.

Einige Tage später können Sie dann bei eBay für diese Verkäufe die Fälle abschließen und erhalten die Gebühren zurück.

Die Bestätigungs-Mail von eBay lautet in der Regel wie folgt:

"Sie haben einen Kauf von xxxxx abgebrochen. Wir haben bereits eine Benachrichtigung gesendet. Sie haben bereits eine Rückerstattung für diesen Kauf an den Käufer veranlasst und müssen nichts weiter unternehmen.* Vielen Dank, dass Sie diesen Kauf für den Käufer abgebrochen haben. Sie erhalten eine Gutschrift der Verkaufsprovision auf Ihr Konto, die Sie zum Einstellen weiterer Artikel bei eBay nutzen können. Bitte beachten Sie, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Gutschrift der Verkaufsprovision auf Ihrem Konto eingeht."