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lexoffice-App

|   Finanzen

DreamRobot unterstützt Sie selbstverständlich auch bei der Buchhaltung. Nutzen Sie lexoffice? Dann können Sie Ihren DreamRobot-Account mit Ihrem lexoffice-Account koppeln, so dass Rechnungsdaten automatisch und zuverlässig dorthin exportiert werden. 

Nach der erfolgreichen Anbindung werden automatisch alle Rechnungen aus DreamRobot für Ihre Buchhaltung zu Ihrem lexoffice-Account übertragen. Übertragungskriterium ist dabei die Rechnungsnnumer. Zudem wird auch der "Gesendet"-Status abgefragt.

 Bitte beachten Sie, dass die automatische Übermittlung in einem Abstand von 15 Minuten vorgenommen wird. Das heißt, dass die aus Aufträgen generierten Rechnungen nach ca. 15 Minuten zu Ihrem lexoffice-Account übertragen werden.

 Eine Rechnungsnummer wird generiert, wenn die Rechnung eines Auftrag gedruckt oder der Auftrag als "bezahlt" markiert wird.

 Sollten Sie bisher noch keinen lexoffice-Account besitzen, so können Sie einen solchen im Vorfeld oder auch während der Aktivierung auf dieser Website anlegen.

 

So gelangen Sie zur lexoffice-App

Die lexoffice-App befindet sich, wie all unsere DR-APPs, im DR-APP Center Ihres DreamRobot-Accounts. In dieses gelangen Sie über einen Klick auf "APPS" in der Hauptnavigation von DreamRobot. Verwenden Sie nun das Suchfenster oben rechts, um nach "lexoffice" (oder Variationen wie "lex") zu suchen, oder wechseln Sie bei den Kategorien links im App Center in die Kategorie "Weitere". 

 

Einrichtung und Aktivierung der lexoffice-App

Beim ersten Start der lexoffice-App (Klick auf "zur App") erscheint automatisch die Aktivierungsseite mit der Kurzerläuterung der vier Schritte, die für die Einrichtung erforderlich sind. 

Nach einem Klick auf "OK" leitet die App Sie zur Anmeldeseite bei lexoffice weiter. Loggen Sie sich durch Eingabe Ihrer Zugangsdaten dort ein oder, sofern Sie noch nicht über einen Account bei lexoffice verfügen,  klicken Sie bitte auf den unten positionierten Button "Jetzt kostenlos registrieren"

Nach dem Login bestätigen Sie bitte den Zugriff durch DreamRobot auf Ihren lexoffice-Account. Dabei wird Ihnen klar angezeigt, welche Art der Zugriffe die App benötigt. Bestätigen Sie die Autorisierungsanfrage per Klick auf "Zugriff erlauben". 

Anschließend werden Sie automatisch wieder zu DreamRobot weitergeleitet, wo Ihnen "lexoffice_app" als autorisierter Client bestätigt wird. 

 Bitte beachten Sie, dass im Fall, dass Sie "Zugriff verweigern" wählen, eine Nutzung der lexoffice-App für DreamRobot nicht möglich ist. Die angefragten Zugriffsanfragen sind erforderlich, damit die Anbindung reibungslos und vollständig funktioniert

 Selbstverständlich ist es nach dieser Autorisierung nicht erforderlich, diese Schritte bei jeder Nutzung der App erneut durchzuführen. In diesem Schritt gestatten Sie der App, zukünftig die aufgelisteten Anfragen vorzunehmen. 

Nutzung/Anwendung der App

Sobald die App aktiviert ist, werden von DreamRobot alle neuen Rechnungen, sobald sie eine Rechnungsnummer bekommen, an lexoffice übermittelt. Dieser Prozess ist automatisch, so dass Sie an Ihrem Tagesablauf bei der Nutzung von DreamRobot nichts ändern müssen. DreamRobot übermittelt für Sie automatisch und im Hintergrund die Rechnungen an lexoffice, so dass ein weiterer Arbeitsschritt für Sie automatisiert wurde. 

In der App besteht nach der Aktivierung jederzeit die Möglichkeit, das Protokoll der übermittelten Rechnungen anzusehen. Hierzu finden Sie in der Protokoll-Liste auch einen direkten Link zur jeweiligen Rechnung in lexoffice.

Wenn die Übermittlung einer Rechnung fehlgeschlagen ist, so wird diese rot hinterlegt und somit markiert. Durch einen Klick auf die entsprechende Meldung können Sie sich Details zur Übertragung anzeigen lassen. 

In das Protokoll gelangen Sie über den gleichnamigen Punkt im Menü der App. 

 Wir empfehlen, den Verlauf der Übermittlungen in diesem Protokoll einmal täglich zu prüfen, so dass im Falle einer fehlerhaften bzw. nicht erfolgten Übermittlung (rote Markierung) direkt reagiert werden kann. 

Auf der Einstellungs-Seite der App können Sie jederzeit den Token (die Anbindung) aktualisieren, falls diese seitens lexware deaktiviert werden sollte. 

Sollte in Ihrem Falle die Kleinunternehmerregel greifen, so aktivieren Sie bitte den entsprechenden Schieberegler in der App. Daraufhin werden die Rechnungen mit einer entsprechenden Kennzeichnung an lexoffice übermittelt. 

Über die App-Einstellungen können Sie zudem eine Altdatenübernahme vornehmen. Hierbei werden sämtliche Aufträge, die seit dem gewählten Monat in Ihrem DreamRobot-Account angelegt wurden, an lexoffice übertragen.

Wählen Sie dazu einfach den gewünschten Startmonat und starten Sie anschließend den Prozess über den entsprechenden Button. Selbstverständlich muss der ausgewählte Monat in der Vergangenheit liegen. 

 Sollte Ihr Browser Ihnen an dieser Stelle keine Monatsauswahl anzeigen, so tragen Sie den gewünschten Monat bitte manuell ein. Das korrekte Format hierbei lautet: JJJJ-MM