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DR Angebotsverwaltung

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Mit der Angebotsverwaltungs-App erstellen Sie im Handumdrehen individuelle Angebote für Ihre Kunden und versenden diese als PDF-Anhang per E-Mail. 

Generelles zur DR-Angebotsverwaltung

Diese DR-APP ermöglicht es, komfortabel und übersichtlich individuelle Angebote für Ihre Kunden zu erstellen. Dabei können Sie verschiedene Versionen eines bestehenden Angebots erstellen, bis Sie sich mit dem Kunden einig sind und dieser mit Ihrem Angebot zufrieden ist. Ist dies der Fall, wird das Angebot in einen Auftrag innerhalb DreamRobots umgewandelt

Die erstellten Angebote werden samt der verschiedenen Versionen im PDF-Format innerhalb der App gespeichert, so dass Sie auch in Zukunft Zugriff darauf haben., z.B um sie herunterzuladen oder erneut zu versenden. 
 

Testphase und kostenpflichtige Nutzung

Als DreamRobot-Kunde können Sie die DR-Angebotsverwaltung 14 Tage lang ausgiebig und kostenfrei testen.

Wenn Sie diese DR-APP nach Ablauf der kostenlosen Testphase weiterhin nutzen möchten, so fällt dafür eine monatliche Gebühr von 5 EUR* an, die ganz komfortabel einfach über Ihre monatliche DreamRobot-Rechnung abgerechnet wird. 

Am Ende der 14-tägigen Testphase werden Sie darum gebeten, die weiterführende und somit kostenpflichtige Nutzung der DR-Angebotsverwaltung zu bestätigen. So werden Sie klar darauf hingewiesen, dass Sie nun von der Testphase in die kostenpflichtige Nutzung übergehen.

*Der genannte Preis versteht sich zzgl. Mehrwertsteuer. 

So gelangen Sie zur Angebots-App

Wie alle anderen Apps ist auch diese DR-APP im App Center zu finden, in dass Sie über einen Klick auf "APPS" gelangen. Dort finden Sie die App entweder über eine Suche im Suchfenster oben rechts oder über einen Klick auf die Kategorie "Weitere". 

Die Verwendung der Angebots-App

Nach dem Öffnen der App sehen Sie die Angebotsliste - einen vollständigen Überblick Ihrer aktuellen Angebote. Oberhalb der Tabelle finden Sie Optionen, um die Daten der Tabelle zu filtern oder zu durchsuchen. 

Im unteren Teil der App finden Sie eine Legende zu den verschiedenen Farbmarkierungen und Ihrer Bedeutung. Diese Markierungen zeigen den Status des jeweiligen Angebots an. 

Informationen zu den Angeboten

Nach dem Ausklappen eines einzelnen Angebotes finden Sie weiterführende Informationen zum jeweiligen Angebot. 
Dazu zählen: 

- Die Versionsnummer des Angebots
- Benutzer (Benutzer, der das Angebot erstellt hat)
- Kontakt (Name und/oder Firma des Kunden)
- Telefon (Telefonnr. des Kunden, sofern angegeben)
- E-Mail (E-Mail-Adresse des Kunden)
- Erstellt am (Datum, an dem das Angebot erstellt wurde)
- Status (Farbliche Statusangabe, Erläuterung zu den Status in der Legende)

 Die über die Buttons in der jeweiligen Zeile verfügbaren Funktionen richten sich danach, welchen Status das jeweilige Angebot hat. Je nach Status des Auftrags sind einige Funktionen nicht verfügbar. 

 

Erläuterungen zu den Status

Neu: Eine neue Version hat noch kein gespeichertes PDF in der App und kann noch komplett bearbeitet werden.

Wartend: Eine Version, die bereits als PDF in der App gespeichert ist. Diese PDF wurde von Ihnen heruntergeladen oder automatisch von der APP in einer E-Mail versendet. Nur die Daten und Notiz eines Angebots mit diesem Status können bearbeitet werden.

Angenommen: Eine Version erhält diesen Status, nachdem in DreamRobot ein Auftrag mit den Angebotsdaten angelegt wird. Die Bearbeitung für diese Versionen ist deaktiviert, jedoch können Sie das PDF weiterhin öffnen und herunterladen.

Geschlossen: Eine ältere Version, die nicht mehr aktiv ist. Diese Version kann nicht mehr bearbeitet werden. Falls sich Ihr Kunde im Nachhinein doch noch für diese Version entscheidet und Sie einverstanden sind, können Sie die Version nachträglich annehmen und einen Auftrag in DreamRobot anlegen.

Funktionen in der Angebotsliste

Bei Versionen, die noch bearbeitet werden können, können Sie die Zeile ausklappen, um die Bearbeitungsseite aufzurufen. In jeder Zeile rechts befindet sich diverse Buttons für andere Funktionen zu den Versionen (siehe Bild).

DR-Aufgabe: Bei Angeboten mit dem “Wartend”-Status können Sie mit diesem Button eine Aufgabe mit dem Wiedervorlagendatum des Angebots bei DreamRobot erstellen.

Annehmen: Wenn Sie und Ihr Kunden mit einem Angebot zufrieden sind, können Sie mit diesem Button einen Auftrag bei DreamRobot anlegen.

Neue Version: Falls die vorherige Version des Angebots nicht in Ordnung war und Sie etwas in dem Angebot verbessern möchten, können Sie mit diesem Button die Version kopieren und erneut bearbeiten.

PDF Anzeige: Dieser Button öffnet ein Popup-Fenster mit der PDF-Datei des Angebots. Hier können Sie das PDF herunterladen oder, falls Sie ein E-Mail-Konto in der Einstellung eingerichtet haben, das PDF in einer E-Mail senden.

Löschen: Eine Version des Angebots löschen.

Erstellen eines neuen Angebots bzw. Bearbeiten eines Angebots

Um ein neues Angebot zu erstellen, klicken Sie in der App unterhalb der Angebotsliste auf "Neues Angebot". Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster für Angebote. Dieser Bereich wird auch dann geöffnet, wenn Sie ein bestehendes Angebot bearbeiten möchten. 

Zum Anlegen eines Angebots ist es erforderlich, folgende Informationen einzutragen: 

- Die Kontaktdaten des Kunden
- Eine Liste von Produkten oder Dienstleistungen, um die es im jeweiligen Angebot gehen soll
- Das Datum, bis zu dem das Angebot gültig sein soll

Zusätzlich können Sie einen Rabatt und Versanddaten für das Angebot eingeben. 

Um die Rechnungs- oder Lieferadresse zu ändern, können Sie direkt auf die entsprechenden Elementen auf der Seite klicken. Daraufhin öffnet sich das hier abgebildete Bearbeitungsfenster, in das Sie die Kontakt- und Adressdaten eintragen.

Um existierende Kontaktdaten eines Kunden aus Ihren DreamRobot-Account oder auch schon in der App gespeicherte Kundendaten abzurufen, klicken Sie den „Kundendaten suchen“-Button. Mit dem grünen „Übernehmen“-Button werden die Kundendaten in das Angebot übernommen. Über den blauen „Speichern“-Button können Sie die Kundendaten mit einer individuellen ID in der App speichern und die Kundendaten in Zukunft mit dieser ID schnell wieder aufrufen.

 

Das Popup-Fenster für Produktdaten, welches Sie mit dem “Produkt hinzufügen”-Button aufrufen, hat ähnliche Funktionen wie das Bearbeitungsfenster für die Kundendaten. Hier können Sie Produkte aus Ihrem Lager oder manuell in das Angebot einfügen.

Wenn die Kunden- und Produktdaten eingetragen wurden, kann das Angebot gespeichert werden. Wenn Sie zusätzlich einen Rabatt oder Versanddaten in der Angebotsversion hinterlegen möchten, können Sie die entsprechenden Bearbeitungsfenster mit den „Rabatt“- und „Versandkosten“-Buttons öffnen. Beim Rabatt können sie entweder einen festen Minusbetrag oder eine Rabatt-Prozentzahl für alle Produkte der Angebotsversion festlegen.

Um den Rabatt, Versand oder ein Produkt nach der Erstellung zu bearbeiten, können Sie auf die jeweiligen Zeilen klicken, um das entsprechende Bearbeitungsfenster zu öffnen.

Mit dem „PDF Vorschau“-Button können Sie das Layout der PDF-Datei mit den angegebenen Angebotsdaten überprüfen, bevor Sie speichern. Die Vorlage, welche hier benutzt wird, finden Sie in DreamRobot unter "Admin->Vorlagen->Allgemein".

Ein wichtiger Hinweis zur PDF-Anzeige in Firefox

Damit das PDF eines Angebots korrekt in Firefox angezeigt werden kann, ist es erforderlich, in den Einstellungen von Firefox festzulegen, dass PDFs im Browser angezeigt werden. 

Öffnen Sie dazu die Einstellungen von Firefox. Scrollen Sie im Bereich "Allgemein" nach unten. Im Unterpunkt "Anwendungen" wählen Sie für Portable Document Format (PDF) die Funktion "Vorschau in Firefox", wie im obigen Screenshot. 

Daraufhin können PDFs auch im Browser angezeigt werden. Selbstverständlich können Sie das PDF auch weiterhin über den entsprechenden Button in der App herunterladen.