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DR-Kassen-App

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Mit der Kassen-App von DreamRobot sparen Sie Zeit. Sie erhalten eine cloudbasierte Kassenlösung, die die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland (GoBD/GDPdU) erfüllt.
Mit der responsiven Benutzeroberfläche können Sie Ihre Verkäufe auf dem Tablet und auf dem PC erfassen. Durch Echtzeit-Synchronisation mit DreamRobot werden alle Aufträge zusätzlich in DreamRobot erfasst und direkt mit dem Lagerbestand abgeglichen.

Vorteile im Überblick:

  • Direkte Anbindung an DreamRobot
  • Zentrale Artikelverwaltung im DreamRobot Lager
  • Abweichende Preisgestaltung für Ihre Barverkäufe
  • Automatische Auftragserfassung mit allen relevanten Daten
  • Individuelle Kategorie-Erstellung für den bestmöglichen Work-Flow
  • Eingabe durch Tablets (Touchbildschirme), Tastatur und Barcodescanner
  • Integierte Suchfunktion
  • Responsives Design - So können Sie ganz schnell ein Tablet oder einen Desktop-PC zu einer Registrierkasse machen!
  • Sichere Datenhaltung für das Finanzamt (Aufträge, Rechnungsposition, Artikelnamen, Mengen, Uhrzeit etc.)

Die Grundeinrichtung der Kassen-App

  1. Sie erreichen die Grundeinstellung für die Kassen-App über das App Center unter der Kategorie "Weitere" oder über die App Center-Suche.
  2. Öffnen Sie die App und wählen Sie Ihren Portal-Account aus.
  3. Setzen Sie den Haken "aktiv", um die App zu aktivieren.
  4. Legen Sie bis zu sieben Kategorien fest, um Ihre Artikel später komfortabel über den Schnellzugriff zu erreichen. Selbstverständlich können Sie die Kategorien bei Bedarf aktiveren und deaktivieren.
  5. Haken Sie bei Bedarf unter Zahlarten "EC-Kartenzahlung per Lastschrift" aus. Wenn Sie diese Option anhaken, wird die EC-Kartenzahlung der DR-Kasse per Lastschrift durchgeführt (probably). Das heißt, dass eine Unterschrift anstatt einer PIN-Nummer erforderlich ist. Die Rechnungen, die mit EC-Karte bezahlt werden, werden ausserdem nicht automatisch auf "bezahlt" gesetzt.
  6. Wählen Sie nun unter Zahlformat Ihre Währung und die Trennzeichen aus.
  7. Unter "MwSt.-Einstellungen" legen Sie das Verkaufsland fest.
  8. Im Anschluß erscheinen unter "MwSt.-Sätze" die zu verwendenden Sätze. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf auch mehrere MwSt.-Sätze auswählen.
  9. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" und schließen Sie das Fenster.

Artikel für die Kasse editieren

 

Um die Kasse optimal zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, Ihre zu verwendenden Artikel zu bearbeiten und die zuvor angelegten Kategorien zuordnen.

Die dazugehörige Option finden Sie in DreamRobot unter Artikel-> Lager -> Artikel öffnen -> Bereich (Kasse).

Folgene Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

PreisLegen Sie einen Preis fest, der von Ihrem Standardpreis abweicht.
Kurzname

Dient der vereinfachten Darstellung in der Kasse.

KategorieOrdnen Sie Ihrem Artikel eine Kategorie zu, damit Sie den Artikel später im Work-Flow schneller finden.
Kassen-BilderOrdnen Sie Ihrem Artikel eine Bild zu, damit Sie den Artikel später im Work-Flow schneller finden.

So arbeiten Sie mit der Kasse

Die Schritte im Überblick

    Tagesanfangsbestand festlegen

    Nachdem Sie alle Voreinstellungen getroffen haben, können Sie mit dem Kassieren beginnen.

    Sie erreichen die Kasse über den Menüpunkt "Auftrag" -> Registerkarte "Kasse".

    Die Kasse ist so konzipiert, dass Sie beim Erstaufruf einen Tagesanfangsbestand fordert.

    Im Anschluß können Sie sofort mit dem Verkauf beginnen. 

    Wir zeigen Ihnen im nächsten Schritt, wie Sie Ihre Artikel zum Beleg hinzufügen.

    Artikel zum Kassenbeleg hinzufügen

    In der Kassenmaske haben Sie nun mehrere Möglichkeiten auf Ihre Artikel zuzugreifen.

    Ihre Optionen im Überblick:

    1. Direkt über den Barcodescanner
    2. Manuelle Eingabe über die Suche:
      • Barcode
      • Namen bzw. festgelegten Kurznamen
      • Artikelnummer
    3. Direktauswahl über die Kategorien & Favoriten
    4. Manuelles Hinzufügen von nicht erfassten Artikeln

    Artikel direkt über den Barcodescanner hinzufügen

    Insofern die Artikeldaten mit allen nötigen Informationen angelegt wurden. Haben Sie die Möglichkeit Ihre Artikel einfach mit einem Barcode-Scanner zu erfassen.

    Ist der Scanner mal nicht zur Hand oder Sie arbeiten nur mit Artikelnamen, dann können Sie die manuelle Suche verwenden.
    Fügen Sie Ihre Anfrage direkt ins dafür vorgesehene Feld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Symbol "Lupe" oder mit
    der Enter-Taste.

    Die manuelle Suche umfasst die manuelle Eingabe des Barcodes, den Artikelnamen sowie den Kurznamen und die Artikelnummer.

    Sollte die Suche keinen eindeutigen Artikel zugeordnet werden können, werden stattdessen alle infrage kommenden Artikel in der Auswahl angezeigt.
    Diese Liste können Sie bei Bedarf Seitenweise durchblättern und den gesuchten Artikel durch einfaches Antippen in die Rechnung aufnehmen.

    Im oberen Bereich der Kassen-App finden Sie Ihre zuvor angelegten Kategorien und einen Favoriten-Button.
    Der Kategorie-Typ "Favoriten" wird standardmäßig von uns mitausgeliefert und kann Ihren Artikeln genauso zugeordnet werden, wie Ihre individuell angelegten Kategorien.

    In der Regel wird Favoriten mit Ihren absoluten Bestsellern gefüllt, sodass Sie diese immer schnell Ihrem Beleg hinzufügen können.
    Jeder dieser Kategorien ist als eigener Ordner zu verstehen, welcher die hinterlegten Artikel beinhaltet.

    Um Artikel nun über die gewünschte Kategorie aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf die Wunsch-Kategorie.
    2. Klicken Sie einen belieben Artikel an.
    3. Fertig - Der Artikel wird nun automatisch dem Belegfenster hinzugefügt.

    Falls es vorkommen sollte, dass Sie einen Artikel nicht über die Suche oder Ihre Kategorien finden, so besteht die Möglichkeit, einen Artikel manuell anzulegen. Hierzu gibt es unter der Kategorie „Favoriten“ als ersten Eintrag den Punkt „Artikel manuell anlegen“.

    Durch einen Klick öffnet sich der Dialog. Hier werden Sie aufgefordert dier Menge, Artikelnamen, den Preis und den dazugehörigen MwSt.-Satz zu hinterlegen. Zusätzlich konnen Sie dem Artikel einen selbstdefinierten Rabatt zuweisen. Im Anschluss klicken Sie einfach auf „Fertig“ und der Artikel wird dem Beleg zugewiesen.

      Vorteile der Datenpflege

    Auf der Abbildung ist gut zu erkennen, dass Sie bei korrekter Datenpflege, die Artikel übersichtlich mit Bild und Kurznamen dargestellt werden. Zudem ist der Kurzname auch für die manuelle Suche von Vorteil.

    Sie haben jederzeit die Möglichkeit die einzelnen Positionen zu bearbeiten. Hierzu reicht es aus wenn Sie den ensprechenden Artikel, auf der rechten Seite mit einem Doppel-Klick (im Belegfenster) aufrufen. Selbstverständlich können Sie auch über den Button "Artikel bearbeiten" (linke Menüführung der Kasse), den ausgewählten Artikel editieren.

    Wenn Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, können Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" speichern.
    Ihre Änderung wird in der Belegerfassung automatisch aktualisiert.

    Da es manchmal vorkommt, dass Kunden sich umentscheiden oder Sie in der Eile einfach mal einen falschen Artikel anklicken, können Sie die einzelnen Positionen aus der Belegerfassung wieder entfernen.

    Hierzu müssen Sie die entsprechenden Positionen auf der rechten Seite auswählen und können diese anschließend über die Funktion „Artikel entfernen“ auf der linken Seite entfernen.

    Kaufabschluss und Zahlungsabwicklung

    Sobald alle Artikel hinzugefügt wurden, können Sie über die Button „Barzahlung“, „EC-Karte“, „Kreditkarte“ oder „Rechnung“ den Kauf abschließen.

    Da Barzahlung mit am Häufigsten vorkommt, sehen Sie beim Klick auf „Barzahlung“ einen extra Dialog, in welchen Sie den Barbetrag eingeben können.

    Eine zusätzliche Vereinfachung bietet, die Direkt-Eingabe über die dargestellten Euronoten. Bezahlt Ihr Kunde in bar und bezahlt mit einem 20 € Schein, so können Sie einfach den entsprechenden Schein anklicken und der gegebene Betrag wird auf 20 € gesetzt.

    Sollte der Kunde mit abweichenden Beträgen oder passend zahlen, können Sie den Betrag einfach über eine Tastatur oder das dargestellte Nummernfeld einbuchen.

    Der entsprechende Rückgeldbetrag wird automatisch ausgerechnet und im unteren rechten Teil des Dialoges dargestellt. Sollte der erhaltene Betrag nicht ausreichen, wird die Zahl außerdem in rot, mit der entsprechenden Differenz dargestellt. Ist der erhaltene Betrag ausreichend, können Sie den Auftrag durch einen Klick auf „Fertig“ abschließen.

    Das Bezahlen per Kreditkarte beziehungsweise EC-Karte ist derzeit nicht durch eine direkte Einbindung der hierfür benötigten Geräte möglich.

    Damit Sie trotzdem Aufträge über EC- oder Kreditkarte annehmen können, wurden diese beiden Buttons hinzugefügt und zeigen einen Dialog, welcher nochmal die Zahlungsart und den zu zahlenden Betrag auflistet.

    Während dieser Dialog offen ist, können Sie Ihre externen Geräte benutzen und anschließend den Auftrag durch einen Klick auf „Fertig“ abschließen.

    Um einen Auftrag über einen Kauf auf Rechnung abzuschließen, müssen Sie zusätzlich zu den Artikeldaten noch die Rechnungsdaten des Kunden erfassen. Dies geschieht indem Sie auf „Rechnung“ klicken und die relevanten Daten in dem folgenden Dialog eintragen.

    Falls Ihnen der Kunde bekannt ist, können Sie zusätzlich die in DreamRobot verzeichneten Kundendaten abrufen. Hierzu müssen Sie oben links in dem Dialog „Rechnung“ den Namen oder die Kundennummer eingeben und anschließend über die Lupe neben dem Eingabefeld die Suche starten.

    Sollte ein eindeutiger Treffer gefunden werden, werden die Kundendaten direkt übernommen. Passen mehrere Kunden zu Ihrer Suchanfrage, können Sie aus einer Liste den richtigen Datensatz auswählen.

    Ein vollständiger Datensatz für die Rechnungsdaten besteht aus folgenden Feldern:

    • Name
    • Straße
    • Postleitzahl (PLZ)
    • Ort - Land
    • E-Mail

    Zusätzlich können Sie oben rechts auswählen, ob die Rechnung, ein Lieferschein, ein Laufzettel und / oder ein Kassenbeleg gedruckt werden soll. Da für die Angaben auf dem Lieferschein noch eine Lieferadresse nötig ist, können Sie diese zusätzlich in der rechten Hälfte des Dialogs angeben. Geben Sie die Felder durch Klick auf das X neben der Überschrift "Lieferdaten" frei.
    Ihre Eingabe war erfolgreich, wenn Sie statt des X-Symbols einen Haken sehen.

    Sobald alle nötigen Daten erfasst und die gewünschten Ausdrucke ausgewählt sind, können Sie den Auftrag über „Fertig“ abschließen.

    Druckauswahl der Belege

    Sie können individuell pro Auftrag auswählen, welche Ausdrucke Sie benötigen. Standardmäßig ist hier „Kassenbeleg“ ausgewählt. Die Übersicht ereichen Sie mit einem Klick auf den Button „Druckauswahl (Kassenbeleg)“.

    In dem Menü der Druckazswahl ist der aktuell zu verwendende Beleg durch einen grünen Haken markiert. Haben Sie sich z. B. für den Druck einer Rechnung entschieden, steht hier entsprechend „Drucken (Rechnung)“. Die ausgewählte Druckform tritt immer dann in Kraft, wenn Sie einen Auftrag über die entsprechenden Zahlungsmethoden abschließen.

    Hierbei öffnet sich in der Regel ein Drucken-Dialog mit einer von DreamRobot generierten PDF, welcher die zuvor gewählte Belegart enthält.

    Hinweis: Wenn Sie einen einen Epson Intelligent POS Drucker verwenden, wird der Druckauftrag automatisch an den Drucker gesendet. Es erscheint kein weiteres Dialog-Feld.

    Als Vorlagen für den Druck werden die in DreamRobot angelegten Druckvorlagen verwendet.
    Diese können Sie in DreamRobot unter ADMIN -> Vorlagen (Allgemein) bearbeiten.

    Belegarten im Überblick:

    • Kassenbeleg
    • Rechnung
    • Lieferschein
    • Laufzettel

    Die Vorlagen können Sie über unseren Editor nach Ihren Wünschen gestalten.

    Funktionen der Kasse

    Barentnahme

    Sollten Sie eine Barentnahme durchführen, können Sie einfach auf die entsprechende Funktion klicken. Im Anschluss öffnet sich ein Eingabefenster, in welchen Sie den entnommen Betrag eintragen. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK und der Kassenbestand wird entsprechend aktualisiert.

    Einzahlung

    Sollten Sie eine Einzahlung durchführen, können Sie einfach auf die entsprechende Funktion klicken. Im Anschluss öffnet sich ein Eingabefenster, in welchen Sie den einzuzahlenden Betrag eintragen. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK und der Kassenbestand wird entsprechend aktualisiert.

    Storno

    Falls Sie einen Kaufabbruch durchführen müssen, können Sie problemlos den kompletten Auftrag mit einem Klick auf Storno stornieren.

    Logout

    Durch einen Klick auf Logout wird ein Endbestand gesetzt und Sie werden zur Kassenabschlussübersicht weitergeleitet, wobei die wichtigsten Daten für den Kassenabschluss dargestellt und ausgedruckt werden können. Im Anschluss können Sie sich mit dem „Logout von DR“ Button ausloggen.

    Weitere Features

    Schnelleingabe

    Um beim Scannen die Menge für einen Artikel schnell zu setzen, können Sie die Anzahl mit der Zahltasten, eintippen und auf den „X“ Button drücken.
    Danach auf einem Artikel klicken oder ein Barcode scannen. Dadurch wird der Artikel mit der entsprechender Menge in der Belegerfassung erscheinen.

    Kundenfenster

    Wenn Sie zur Erfassung ein Tablet nutzen und Kunden vor dem Kaufabschluss, die Summe anzeigen möchten, können Sie einfach auf die Summe in der Artikelliste klicken. Dadurch wird ein Fenster mit der Summe und den entsprechenden  MwSt.-Satz erscheinen.

    Nachdruck

    Falls Sie einen Kassenbeleg oder eine Rechnung erneut ausdrucken möchten, klicken Sie auf den „Nachdrucken“-Button.
    Dabei wird eine Dialogbox mit einer Liste der letzten zehn Aufträge der Kasse geöffnet. Beim Klick auf die gewünschte Zeile werden die jeweils verkauften Artikel angezeigt. Die Druckoptionen sind in einem Drop-Down-Menü selektierbar. Über den „Drucken“-Button kann dann der gewählte Beleg erneut ausgedruckt werden.

    Kassenjornal

    Unter dem Menüpunkt: Auftrag - Registerkarte "Finanzen" haben Sie die Möglichkeit einen aktuellen Kassenjornal zu drucken.

    Klicken Sie einfach auf den OK-Button hinter dem Textfeld "Kassenjournal von heute exportieren" und es wird ein Download mit einer CSV-Datei erzeugt.