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Ersteinrichtung und Einstellungen des Ticket-Systems

|   Menü: Ticketsystem

In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie das Ticketsystem Ihres DreamRobot-Accounts erstmalig einrichten. Zudem erläutern wir die verschiedenen Einstellungen des Systems.

Ersteinrichtung

Wenn Sie sich zum ersten mal in Ihrem TicketSystem einloggen, sehen sie das hier abgebildete Fenster, in dem Sie Ihren ersten Benutzer mit Adminrechten erstellen können.
Geben Sie schlicht die abgefragten Werte ein und folgen Sie daraufhin den vorgegebenen Schritten.

E-Mail-Konten erstellen

Um ein E-Mail-Konto zu erstellen, aus dem die E-Mails ausgelesen werden sollen, klicken Sie in der Menüleiste des Ticket-Systems den Menüpunkt "Einstellungen". Im Feld "E-Mail/eBay" (siehe nebenstehenden Screenshot) können Sie neue E-Mail-Adressen hinzufügen oder bestehende Adressen bearbeiten. Sie können hier auch die eBay-Accounts einlesen, indem Sie unter "Allgemeine Einstellungen" auf den Button "eBay-Accounts laden" drücken. Anschließend können Sie hier auswählen, ob der Account aktiv oder inaktiv ist.

Feldbezeichnung Erläuterung
E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse, die dem Empfänger Ihrer E-Mails angezeigt wird.
Realname Der Name, der im Feld "Absender" bei versendeten E-Mails eingetragen wird.
Posteingangs-Server Geben Sie die Adresse Ihres Posteingangs-Servers Ihres E-Mail-Providers an.
Postausgangs-Server Die Adresse Ihres Postausgangs-Servers, zur Verfügung gestellt durch Ihren E-Mail-Provider.
Mail Username Der Login-Name bzw. die Login-Nummer, die zur Anmeldung an Ihr E-Mail-Postfach erforderlich ist. In der Regel handelt es sich dabei um die E-Mail-Adresse.
Mail Password Das Passwort, mit dem Sie sich in Ihr Postfach anmelden.
Mail Port Geben Sie hier den Port an, über den auf das Postfach zugegriffen wird.
E-Mails abrufen Wenn von diesem Postfach E-Mails ausgelesen werden sollen, so aktivieren Sie dies über einen Haken.

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, speichern Sie bitte die eingegebenen Daten (Button: Speichern). Bitte beachten Sie, dass maximal acht verschiedene E-Mail-Adressen verwendet werden können.

 Auf dieser Seite, zur Verfügung gestellt von Computer Bild, finden Sie eine Liste von Server-Adressen der gängigsten E-Mail-Provider. 

Allgemeine Einstellungen

Feldname Erläuterung
Ticketnummer Die Ticketnummer, die das nächste eingehende Ticket erhalten soll.
Tickets pro Seite Anzahl der Tickets, die pro Seite angezeigt werden sollen.
Seitenaktualisierung Dauer (in Minuten) nach der sich das TicketSystem aktualisiert.
Löschzeitraum Dauer (in Tagen) nach der E-Mails aus den Postfach Ihres Anbieters gelöscht werden.
eBay Accounts einlesen Hiermit können Sie ihre eBay Accounts ins TicketSystem einlesen um die Nachrichten des Accounts zu laden.
Standard-Versandmail Geben Sie hier eine E-Mail-Adresse an, über die versendet werden soll, falls die E-Mail-Adresse eines Tickets nicht mehr vorhanden ist
Automatische Antwortmail Hier können Sie wählen ob eine automatische Antwortmail versendet werden soll und über welche E-Mail-Adresse diese versendet werden soll.
Automatische Antwortmail Text Der hier angegebene Text wird in der automatischen Antwortmail versendet.
Ausnahme Hier können Sie Ausnahmen für automatischen Antwortmails einstellen.

E-Mail Design

Hier können Sie festlegen, welche CSS-Codes auf die von Ihnen versendeten E-Mails angewendet werden sollen. Ein mögliches Beispiel

body { font-family:Arial; font-size:12px; }

Ticketregeln- und Kriterien

Mit den Regeln können Sie eingehende Tickets nach bestimmten Kriterien filtern. Rechts sehen Sie das Regel-Fenster, welches Sie in den Einstellungen Ihres Ticket-Systems finden, abgebildet. 

Es ist erforderlich, dass Sie einen Text angeben, nach dem gesucht werden soll. Unter dem Eingabefeld wählen Sie aus, wo nach diesem Text gesucht werden soll: 

  • In der Empfänger E-Mail-Adresse,
  • der Absender E-Mail-Adresse,
  • im Betreff oder
  • im E-Mail-Text.

Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, auszuwählen, ob der gesuchte Text im gesuchten Bereich nur vorkommen soll oder ob es exakt der gesuchte Text sein soll.

Unterhalb dieser Auswahl haben Sie nun die Möglichkeit zu entscheiden, was mit den Tickets gemacht werden soll, auf die diese Kriterien zutreffen. Sie können den Tickets

  • einem Bearbeiter,
  • Ordner,
  • Status und/oder
  • eine Priorität zuweisen.

Es werden keine automatische Antwort-Mails gesendet, wenn eine Regel ein Ticket in den Papierkorb verschiebt.

Jetzt ist es möglich unter Regeln den Punkt "Ignorieren" auszuwählen. Ist diese Funktion durch einen Haken markiert, wird nach den Kriterien gesucht, die oben ausgewählt sind und, sofern E-Mails den Kriterien entsprechen, werden diese nicht gespeichert (also auch keine Ticketnummer vergeben) sondern einfach nur ignoriert. 

Sinnvoll ist diese Herangehensweise bei Nutzung von "Kopien an mich senden" in DreamRobot. Dadurch werden die Mails, die als Kopie ankommen, ignoriert. Wenn jedoch der Kunde auf die EK-Mail antwortet, wird diese Antwort korrekt eingelesen.

Sichtbarkeit von Ordnern

Über diese Funktion können Sie festlegen, welche Ordner für alle Bearbeiter sichtbar sind. Hier finden Sie eine Übersicht über alle selbst erstellten Ordner. Indem Sie die Checkbox anklicken und einen Haken setzen, symbolisieren Sie, dass dieser Ordner zukünftig für alle Bearbeiter sichtbar ist.

Nutzer mit Admin-Zugang sehen jederzeit alle Ordner, egal ob sichtbar oder nicht.
 

Einbindung eines Support-Formulars

Wenn Sie den Quellcode in Ihrer Website einbinden, ist es Ihren Kunden auf der betreffenden Seite möglich, über dieses Formular Supportanfragen direkt an die E-Mail-Adresse zu stellen, die Sie beim Generieren des Quellcodes ausgewählt haben.