Wareneinkauf mit DreamRobot

|   Artikel: Einkauf

DreamRobot hilft natürlich nicht nur dabei, den Verkauf von Waren so komfortabel und effizient wie möglich zu gestalten. Auch was den Wareneinkauf angeht, ist unsere Bestellabwicklung mit entsprechenden Tools ausgestattet. Lesen Sie hier mehr zum Thema Einkauf und der Lieferantendatenbank. 

Die Einkaufs-Tools befinden sich in Ihrem DreamRobot-Lager. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie schlicht auf "Artikel" in der Haupt-Navigationsleiste. Anschließend finden Sie auf der linken Seite, oberhalb der Artikel-Liste, die Schaltflächen "Einkauf" und "Lieferanten" (siehe auch die Abbildung oben). 

Die Bestellung neuer Waren geschieht über die erste Option. Die zweite Option ist dazu gedacht, eine Datenbank von verfügbaren Lieferanten anzulegen. Beim Einkauf neuer Waren kann dann über ein DropDown-Menü ausgesucht werden, bei welchem der in DreamRobot gespeicherten Lieferanten geordert wird. 

Artikel zur Lieferantenbestellung hinzufügen

So fügen Sie einer neuen Lieferantenbestellung Artikel hinzu:

  1. Artikel vom Lager zur Lieferantenbestellung hinzufügen:
    Im Funktionsmenü findet sich die Funktion: „Zur Lieferantenbestellung hinzufügen“. Mit dieser ist es möglich, einen oder mehrere ausgewählte Artikel zur Lieferantenbestellung hinzuzufügen. Alternativ lassen sich einzelne Artikel mit Hilfe des Plus-Buttons (+) am Ende der Zeile zur Lieferantenbestellung hinzufügen. Das bedeutet: Sie markieren die Artikel in Ihrem DreamRobot-Lager, die Sie nachbestellen möchten, und wählen im DropDown-Menü die oben erwähnte Funktion, oder nutzen die Plus-Icons in Ihrer Lagerliste. 
  2. Aufträge zur Lieferantenbestellung hinzufügen:
    Mit Hilfe des Plus-Buttons am Ende der Zeile ist es möglich, alle Artikel aus Aufträgen zur Lieferantenbestellung hinzuzufügen.
  3. Einzelne Artikel aus Aufträgen zur Lieferantenbestellung hinzufügen:
    Im Fenster eines geöffneten Auftrags befindet sich in den einzelnen Zeilen ein Plus-Button. Über diesen Button lässt sich der Artikel aus der jeweiligen Zeile zur Lieferantenbestellung hinzufügen.

Infos und wichtige Hinweise zur Lieferantenbestellung

  Bitte beachten Sie, dass nur Artikel mit einer gültigen Lager-Nr. zur Lieferantenbestellung hinzugefügt werden können.

 Sets und Varianten-Hauptartikel lassen sich nicht zur Lieferantenbestellung hinzufügen. Wählen Sie stattdessen bitte eine konkrete Variante oder einen Set-Artikel.

 Aufträge, aus denen Artikel auf die Lieferantenbestellung gesetzt werden, werden automatisch geparkt. Der Grund dafür ist, dass davon ausgegangen wird, dass die Artikel aus diesen Aufträgen nicht vorrätig sind und somit der Auftrag erst nach dem Eintreffen der Lieferung abgearbeitet werden kann.

Pflichtdaten für Artikel, die bestellt werden sollen

  1. Der gewünschte Lieferant
  2. Der Einkaufspreis
  3. Die Bestellmenge

1. Lieferant

Der jeweilige Lieferant für einen Artikel der Bestellung wird über ein DropDown-Menü in der Spalte "Lieferant" ausgewählt. Die von Ihnen verwendeten Lieferanten können Sie unter "Artikel -> Lieferanten" (Schaltfläche neben "Einkauf") einsehen und neu anlegen. 

Die Lieferantenliste sehen Sie in Abb. 1. In Abb. 2 sehen Sie die Maske zum Anlegen eines neuen Lieferanten.

Klicken Sie dazu oberhalb der Liste schlicht auf die Schaltfläche "Neuer Lieferant" und geben Sie in der Maske die gefragten Informationen ein. 

2. Einkaufspreis

Die verschiedenen Staffelungen für einzelne Artikel lassen sich im Lager anlegen. Klicken Sie dazu auf einen der Artikel. In der Lagerverwaltung können Sie für jeden Artikel einen Standardlieferanten und bis zu vier weitere Lieferanten auswählen.
Um die Preise für Bestellungen beim Lieferanten festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 

  1. Suchen Sie den Artikel, für den Sie den EK-Preis festlegen möchten, in Ihrem DreamRobot-Lager ("Artikel") aus und klicken Sie darauf. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster für den Artikel, in dem Sie auch alle anderen Informationen zum Artikel angeben und bearbeiten können. 
  2. Wählen Sie im entsprechenden Feld (siehe Abb.1) den gewünschten Lieferanten aus dem DropDown-Menü aus. 
  3. Klicken Sie nun auf das "Bearbeiten"-Icon neben dem DropDown-Menü. Daraufhin öffnet sich ein Extrafenster zum Bearbeiten des Preises.
  4. Über "Neue Zeile" legen Sie einen neuen Staffel-Datensatz an, in dem Sie den Preis und die Menge, für die der Preis gilt (z.B. 24,39 EUR für 3 Stk.), eingeben.
  5. Sichern Sie Ihre Eingabe über einen Klick auf "OK". 

 

Für die Menge, die Sie bestellen möchten, muss ein gültiger Preis angelegt werden. Ob ein gültiger Preis angelegt wurde, erkennen Sie daran, dass unter "Lager->Einkauf" in der Spalte „Akt. Staffel/Preis“ ein Eintrag vorhanden ist.

Ein Beispiel: Sie haben nur den Preis 15,00 € für eine Menge ab 10 definiert, für alle Mengen unter 10 ist keine gültige Staffel definiert. Es ist somit nicht möglich, mit diesen Angaben eine Bestellung mit einer Menge von 5 aufzugeben.

3. Bestellmenge

Um eine Bestellung erfolgreich auszuführen, muss die Bestellmenge größer 0 sein.

3.1. Historie anzeigen

Über das Uhr-Icon (siehe Bild) können Sie eine Übersicht eines Eintrages in der Lieferantenbestellung anzeigen. Angezeigt wird dabei, wie sich die Menge in der Tabelle zusammensetzt, aus welchen Aufträgen Mengen hinzugefügt wurden und wer die Mengen hinzugefügt hat.

3.2. Artikel zu einer Bestellung hinzufügen

Über das Funktionsmenü unter der Tabelle im Bereich "Einkauf" können Sie ausgewählte Artikel zu einer Bestellung hinzufügen.

  • Bestellen -> Ausgewählte Artikel einer Bestellung hinzufügen
  • Bestellen -> Alle unbestellten Artikel einer Bestellung hinzufügen

3.3. Bestellübersicht

In der Bestellübersicht werden alle Bestellungenangezeigt. Die Bestellübersicht lässt sich über den Reiter "Bestellungen" unter "Artikel" aufrufen.

In den einzelnen Zeilen werden die verschiedenen Bestellungen angezeigt. Über einen Klick auf die Zeile oder den Pfeil-Button am Anfang jeder Reihe lässt sich die Bestellung aufklappen und es werden alle enthaltenen Artikel angezeigt.

3.4. Bestellposition hinzufügen

Sie können in einer aufgeklappten Bestellung über „Bestellposition hinzufügen …“ einen neuen Artikel zur Bestellung hinzufügen. Wenn ein voraussichtliches Lieferdatum bekannt ist, kann dies in der Bestellzeile in der Spalte „Lieferdatum“ eingetragen werden. Es ist auch möglich, in einer aufgeklappten Bestellung individuelle Lieferdaten für einzelne Positionen einzutragen. Wenn Sie eine Bestellung abschließen, wird das Lieferdatum automatisch auf das Datum der letzten Buchung gesetzt.

Bei Artikeln, welche noch nicht in der jeweiligen Bestellung existieren, ist es nur möglich, diese hinzuzufügen, wenn für den Lieferanten, für den diese Bestellung angelegt wurde,
eine gültige Staffel existiert. Das Fehlen einer gültigen Staffel wird über ein gelbes Warnungs-Icon verdeutlicht.

Versandoptionen für Bestellungen

  1. Versand einer Bestell-Mail
    Über das Briefumschlags-Icon können Sie eine Bestell-Mail versenden. Dies ist nur dann möglich, wenn Sie eine Bestellvorlage für den Lieferanten ausgewählt haben, bei dem Sie bestellen möchten. Sie können unter "ADMIN"-> "Vorlagen" -> "Eigene Vorlagen" eine Vorlage anlegen. Die Platzhalter finden Sie später in der Übersicht. Unter "Lager" -> "Lieferanten" muss zudem für den Händler auch eine Vorlage ausgewählt werden.
  2. PDF-Vorlage selbst versenden
    Über einen Klick auf das Adobe-Icon können Sie sich eine PDF-Datei anzeigen lassen, diese drucken oder speichern und anschließend selbst versenden. Die Vorlage und die zugehörigen Platzhalter finden Sie unter "Admin" -> "Vorlagen" -> "Druck-Vorlagen", wenn Sie „Lieferantenbestellung“ auswählen.
    Bitte beachten Sie: Sie sollten nach dem Versenden dieser Mail die Bestellung über den gelben Checkbox-Buttonauf „Bestellt“ setzen, damit sie diese Bestellung weiter bearbeiten können.

Wareneingang ins Lager buchen

Um eingetroffene Artikel aus der Lieferantenbestellung dem Lagerbestand hinzuzufügen, gibt es gleich mehrere Möglichkeiten.

Wareneingang buchen - Möglichkeit 1:

Unter "Artikel"-> "Einkauf" -> "Bestellungen", können Sie in einer geöffneten Bestellung unter „Geliefert“ die Menge der angekommenen Artikel angeben werden. Anschließend können über den blauen Plus-Button die Mengen dem Bestand hinzugefügt werden. 
 

Sie können auch bei bereits geschlossenen Bestellpositionen noch Mengen buchen, indem Sie erneut auf den blauen Plus-Button klicken. Dadurch wird das "Geliefert"-Feld wieder freigegeben und Sie können Mengen angeben, um diese ins Lager zu buchen. Alternativ kann über den Button in der Bestellzeile eine Bestellung ins Lager gebucht werden. Hierbei werden bei Einträgen mit Teilbuchungen nur die noch fehlenden Mengen ins Lager gebucht. 

Wenn Sie den Wert im "Geliefert"-Feld ändern, wird nach einer gewissen Zeit ein grüner Rahmen um das Feld gelegt. Dies bedeutet, dass der Wert geprüft und für das Feld gespeichert wurde. Erst wenn dies der Fall ist, kann der Wert auch erfolgreich ins Lager gebucht werden. Solange der Rahmen rot ist, wird der zuvor hinterlegte Wertgebucht. 

Falls Ihr DreamRobot-Account über das Seriennummern-Feature verfügt (ab dem "Professional"-Tarif inklusive, ansonsten kostenpflichtig zubuchbar), können Sie bei abgeschlossenen Positionen über den Lupen-Button Seriennummern zu dieser Position erfassen und die zu dem zugehörigen Lager-Artikel erfassten Nummern über den grünen "SN"-Button einsehen.

Wareneingang buchen - Möglichkeit 2:

Wenn Sie die Artikel unter "Artikel -> Lager"-> Scan" beim Wareneingang einscannen, gibt es die Möglichkeit, den Artikeln eine Bestell-ID zuzuordnen. Die ins Lager gebuchten Artikel werden dann den entsprechenden Bestellungen zugeordnet.

Die Bestell-IDs finden Sie unter "Artikel -> Lager -> Einkauf" in der Spalte "Bestellnummer".

Geparkte Aufträge werden nicht automatisch entparkt. Sie müssen diese manuell über den Menüpunkt "Auftrag" entparken. 

Einstellungen

Wenn Sie den Reiter „Einstellungen“ unter "Einkauf" anklicken, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie Einstellungenaktivieren können. Diese Einstellungen beziehen sich auf Vorgänge, die beim Hinzufügen zur Lieferantenbestellungoder bei der Buchung ins Lager aus bestehenden Bestellungen automatisch ablaufen sollen.