DR-Archivsystem-App

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Mit dem DR-Archivsystem können Sie Ausgangsrechnungen rechtskonform archivieren. Die Rechtskonformität beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem das Dokument im Archivsystem ankommt. Dies gilt insbesondere für die zeitverzögerte Archivierung und die Übernahme von älteren DreamRobot Aufträgen. 

Das DreamRobot Archivsystem im Überblick

Archivsystem Übersicht

Mit dem neuen DreamRobot Archiv-Service können Sie Ihre Ausgangsrechnungen sicher, kostengünstig und gemäß GoBD komfortabel archivieren.
Rechnungsversender müssen eine Vielzahl von Gesetzen und regulatorischen Vorgaben beachten. Unter anderem zwingen Sie HGB, AO, GoBS und GDPdU dazu, Rechnungen korrekt auszustellen und über die Dauer ihrer Aufbewahrungsfrist kurzfristig vorzuhalten.

Mit DreamRobot werden Ihre Rechnungen nicht nur gesetzeskonform erstellt, sondern auch GoBD konform langzeitarchiviert. Dabei werden die Rechnungen georedundant in unseren ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert. Gerade bei elektronischen Dokumenten ist der Nachweis der Integrität und Authentizität von besonderer Bedeutung. Von DreamRobot archivierte Ausgangsrechnungen bilden diesen Schutz in einer standardisierten und jederzeit nachvollziehbaren Weise ab. 

Der Dienst steht Ihnen optional zur Verfügung und wird in Kooperation mit Ceyoniq Innovations exklusiv angeboten.

Archivsystem aktivieren

Archiv-Service aktivieren

In DreamRobot können Sie den kostenpflichtigen Service im APP-Center aktivieren. Suchen Sie dafür am besten nach "Archivsystem" oder navigieren Sie über das Kategoriemenü zu  "Weitere". Dort finden Sie die DR Archivsystem-App. Mit einem Klick auf "zur App" erhalten Sie weitere Informationen zur App. Eine genaue Auflistung der Kosten finden Sie über den Button "Weitere Informationen und Preise".

Wenn Sie den Haken bei "Archivierungssystem kostenpflichtig aktivieren" setzen und Zugangsdaten für das Archivierungssystem vergeben und entsprechend speichern, ist das System aus technischer Sicht aktiviert. Der User ist nicht frei wählbar, sondern wird von DreamRobot automatisch generiert.

Notieren Sie sich die Zugangsdaten (User und Passwort), da auch der User danach nicht mehr angezeigt wird.

Archivsystem freischalten

Archiv-Service freischalten

Bevor es dann von uns endgültig freigeschaltet wird, brauchen wir das Dokument "Archivsystem Freischaltung" unterschrieben per FAX oder eingescannten Ausdruck per Email zurück.

Nach einer Prüfung wird der Service für Sie freigeschaltet. Über den Button "Archivierungssystem aufrufen" gelangen Sie zur Maske und können sich mit den Zugangsdaten, die Sie beim Anlegen angeben haben, anmelden. 

Mit dem Archivierungssystem für Rechnungen, wird beim drucken oder abschließen eines Auftrags dann automatisch eine PDF Rechnung erstellt, die rechtskonform archiviert wird

Archivierungsintervall festlegen

Archivierungsintervall festlegen

Wenn die endgültig freigeschaltet erfolgt ist, sehen Sie unter "ADMIN -> Rechnungen archivieren" den Punkt "Rechnungen archivieren nach" Hier können Sie dann einen entsprechenden Wert wählen.

Sobald eine Rechnungsnummer für einen Auftrag generiert wird, ist diese bereits für die Archivierung vorgemerkt. Das bedeutet, dass für den jeweiligen Auftrag das zu dem Zeitpunkt eingestellt Archivierungsintervall übernommen wird. Ändern Sie das Intervall, wirkt sich das erst auf Aufträge aus, für die Sie danach eine Rechnungsnummer erzeugen.

Aufträge in das Archiv übernehmen

Ältere Aufträge in das Archiv übernehmen

Alle Aufträge die Sie in DreamRobot vor der Nutzung des Archivsystems erstellt haben, können Sie Jahresweise archivieren.

Drücken Sie auf den Button "Jahresliste anzeigen". Wählen Sie die Jahre aus, die Sie zum Archiv übertragen wollen. Nachdem Sie "Starten" gedrückt haben, werden diese für die Übernahme vorgemerkt. Die Datenübertragung selbst geschieht in der Regel in der Nacht und kann je nach Menge der Daten auch mehrere Tage dauern.

In den ausgewählten Jahren, werden automatisch nur Aufträge mit Rechnungsnummer berücksichtigt, die noch nicht zum Archiv übertragen wurden. Die Aufträge werden anhand des Auftragsdatums archiviert.

Ein PDF für die Archivierung kann natürlich nur auf Basis der aktuellen Rechnungsvorlage erstellt werden. Sollte es an der Rechnungsvorlage wichtige Änderungen (wie zum Beispiel: Adresse) gegeben haben, sorgen Sie bitte vor der Übernahme der alten Rechnungen dafür, dass die Vorlage abwärtskompatibel ist. Hierzu finden Sie im Handbuch unter dem Punkt "Hinweise zu Änderungen an der Rechnungsvorlage" ein entsprechendes Beispiel.

Technische Info

Der Prozess läuft 2 stufig. Zu einer bestimmten Zeit werden die alten Aufträge in eine Warteschlange übernommen. Diese wird dann in der Regel in der Nacht abgearbeitet. Sind die Aufträge ermittelt und in die Warteschlange aufgenommen, tauchen diese unter "ADMIN -> Rechnungen archivieren" nicht mehr auf (wenn Sie den Button Jahresliste anzeigen drücken).

Eine Übersicht der Aufträge die übernommen werden, finden Sie dann unter "AUFTRAG -> Protokoll -> Rechnungsarchivierung".

Protokoll Archivierungssystem

Protokoll Archivierungssystem

Sie finden das Protokoll unter "AUFTRAG -> Protokoll -> Rechnungsarchivierung". Hier können Sie sehen, welche Dokumente zum Archiv übertragen werden und wie die Übertragung voranschreitet. Zudem können hier Rechnungen, die Aufgrund eines Fehlers nicht übertragen wurden, wieder für die Übertragung eingestellt werden. Ein möglicher Fehler wäre zum Beispiel, dass aufgrund eines Fehlers in der Rechnungsvorlage das PDF nicht erstellt werden konnte.

Auswirkungen auf die Arbeitsweise in DR nach der Aktivierung

Nach der Freischaltung werden die Rechnungen automatisch archiviert. Wenn Kunden oder Sie dann die Rechnungen aufrufen, werden diese normalerweise aus dem Archivsystem geladen und angezeigt.

Der Auftrag ist dann für eine weitere Bearbeitung gesperrt, da sonst das archivierte Dokument keinen Sinn machen würde, wenn Sie dann noch was ändern könnten. Wie auch in anderen Systemen üblich, muss dann entsprechend eine Gutschrift angelegt werden um eine Änderungen zu dem Auftrag zu erfassen.

Zugang zum Archivsystem

Archisystem PDF

Im Archivsystem werden zudem zur PDF Rechnung relevante Daten gespeichert, so dass Sie diese über eine Suche schnell finden können. 

Das Archivsystem kann unabhänging von DreamRobot genutzt werden. Der Zugang erfolgt dann über folgende Web-Adresse:
https://archive.dreamrobot.de/index.php 

Der Login-Name setzt sich aus "archiv_" und Ihrer bisherigen DreamRobot-Kundennummer zusammen. Das Passwort haben Sie selbst bei der Aktivierung des Archivsystems vergeben und ist nicht Ihr DR-Passwort. 

Nach dem erfolgreichen Login gelangen Sie ins Archivsystem (siehe Abb.).

Hier können Sie über einen Filter nach Ihrer Rechnung suchen. Nach folgenden Parametern kann gesucht werden:

  • Auftrags-Nr.
  • Rechnungs-Nr.
  • Kunden-Nr.
  • Name
  • E-Mail
  • Verkaufskanal
  • Rechnungsadresse
  • Lieferadresse


Zudem können Sie ihre Suche zeitlich einschränken, in dem Sie das Rechnungsdatum von/bis setzen können. Es muss mindestens ein Datum oder ein Suchparameter eingeben werden. In der Ergebnistabelle können Sie mit einem klick auf den vorderen Teil eine Zeile mit Zusatzinformationen anzeigen (siehe Screenshot).

Über den Button "anzeigen" wird die Rechnung aus dem Archiv abgerufen und angezeigt. Je nach Browser und dem Standard PDF Plugin, kann die Darstellung etwas unterschiedlich sein. Ihnen stehen jetzt innerhalb des PDF Dokuments alle Möglichkeiten zur Verfügung, die das Plugin bietet. Drucken und Speichern gehört immer dazu. 

Es wird für die Anzeige der PDF Rechnungen das Standard PDF Plug-In des Browsers verwendet. Egal welches vorhanden ist. Eigentlich haben alle gängigen Browser in Ihrer aktuellsten Version, wie zum Beispiel Firefox oder Chrome sogar ein eigens PDF Plug-In. Der Browser muss also in der Lage sein ein PDF anzuzeigen.

Export & Statistiken

Einzelne Rechnungen können Sie unter dem Punkt "Rechnungen" aufrufen und lokal speichern. Unter Statistiken gibt es derzeit nur ein einfache Übersicht über die Anzahl der archivierten Rechnungen.

Hinweise zu Änderungen an der Rechnungsvorlage

Wenn Sie beim Archivsystem NICHT die Einstellung "sofort" wählen, beachten Sie bitte, dass sich Änderungen an Ihrer Rechnungsvorlage (wie zum Beispiel: Adresse) auf Ihre zu archivierende Rechnung auswirkt, da diese erst beim Übertragen zum Archiv aktuell als PDF erstellt wird. 

Sie sollten daher bei wichtigen Daten mit der Abfrage-Logik arbeiten, damit die Vorlagen auch abwärtskompatibel bleiben.

Hier ein Beispiel für die Adresse:

CDN Consulting & Development Network GmbH
<#if(#bill_date#,<,01.10.2009)#>Otto-Brenner-Str. 209<#else#>Böttcherstr. 11<#endif#>
<#if(#bill_date#,<,01.10.2009)#>33604<#else#>33609<#endif#> Bielefeld
Fon: <#if(#bill_date#,<,01.10.2009)#>0521/9276-230<#else#>0521/977942-0<#endif#>
Fax: <#if(#bill_date#,<,01.10.2009)#>0521/9276-102<#else#>0521/977942-100<#endif#>
Email: ebay@cdn-germany.de
Homepage: www.cdn-germany.de