Benutzerverwaltung

|   Admin

Sie können innerhalb DreamRobots verschiedene Benutzer für sich selbst, Mitarbeiter oder auch Familienmitglieder anlegen. In diesem Bereich Ihres Admins können Sie genau festlegen, über welche Nutzerrechte jeder Benutzer verfügt. 

Folgendermaßen gelungen Sie zur Verwaltung der Benutzerrechte: Wechseln Sie durch einen Klick auf das entsprechende Icon in den Admin-Bereich. Wählen Sie dort den Unterbereich/Reiter "Benutzerverwaltung". 

Die Übersichtsliste

Die Benutzerverwaltung ist in zwei Bereiche unterteilt:

Der erste Teil ist die Übersichtsliste, welche die vergebenen Rechte der Benutzer darstellt und miteinander vergleichen lässt. Diese Seite ist unabhängig der Benutzereinstellungen für jeden Benutzer sichtbar. Sollte ein Benutzer nicht das Recht „Administrator“ gesetzt haben, so kann dieser Benutzer lediglich seine eigenen Rechte einsehen. Administratoren können zusätzlich alle weiteren Benutzer sehen, bearbeiten, sperren und löschen.

Zusätzlich können alle Benutzer, welche das Recht „Login anpassen“ gesetzt haben, ihre eigenen Logindaten (Benutzername und Passwort) ändern. Hierzu bietet die Übersichtsliste eine Zeile namens „Login Daten“, in welcher sich je Benutzer ein "Bearbeiten"-Button (Stift-Symbol) neben dem Loginnamen sowie ein Link „Passwort ändern“ unter dem Loginnamen finden lässt. Diese Funktionalität steht außerdem jedem Benutzer mit dem Recht „Administrator“, unabhängig von dem Recht „Login anpassen“, zur Verfügung.

Die Rechte sind in logische Gruppen unterteilt. Im oberen Teil finden sich die allgemeinen Einstellungen, welche sich auf keinen Bereich, sondern auf die Benutzer an sich beziehen. In der Übersicht sehen Sie, welche Sprache für den Benutzer eingestellt ist, ob dieser Administratorrechte hat, ob dieser für andere Benutzer sichtbar ist und welche Portal-Accounts für diesen Benutzer hinterlegt sind.

Der Bearbeitungs-Dialog

Wenn Sie als Administrator die Benutzerrechteverwaltung aufrufen, erscheint für Sie  ein zusätzlicher Button namens„Bearbeiten“ unterhalb eines jeden Benutzers. Über diesen erreichen Sie einen Dialog, welcher das Festlegen der Rechte dieses Benutzers ermöglicht. Der Dialog ist ähnlich wie die Übersichtsliste in logische Gruppen unterteilt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Logindaten des Benutzers zu bearbeiten sowie das Passwort zu ändern.

Im unteren Teil des Dialogs finden Sie zusätzlich einen Bereich, um Ordner einem Benutzer zuzuweisen. Sobald einem Benutzer ein oder mehrere Ordner zugewiesen wurde, kann dieser ausschließlich die Ordner des entsprechenden Teilbereichs einsehen und bearbeiten.

So können Sie beispielsweise einen Benutzer nur für den Lager-Ordner „eBay“ freischalten und den Zugriff auf andere Ordner wie zum Beispiel „Amazon“ und „WebShop“ verbieten. Die Namen der Ordner sind hierbei frei von Ihnen wählbar und können sich ggf. stark unterscheiden.

Weitere Hinweise zu den Ordnern können Sie in diesem Handbuch unter "LAGER" und unter "LISTER" nachlesen. Sind alle Einstellungen für den Benutzer getroffen, können Sie mit einem Klick auf „OK“ bzw. „OK+“ die Daten speichern. Durch „OK+“ wird zusätzlich der Dialog geschlossen.

Benutzer editieren

Wenn Sie als Administrator die Benutzerrechteverwaltung aufrufen, so sehen Sie auf der rechten Seite der Tabelle stets eine leere Spalte, die zum Anlegen von neuen Benutzern vorgesehen ist. Klicken Sie dazu schlicht auf "Neu".

Falls Sie bereits die maximale Anzahl der im Tarif inbegriffenen Benutzer angelegt haben, erscheint zusätzlich eine Meldung mit einem entsprechenden Hinweis und den zusätzlichen Kosten, die durch das Anlegen eines weiteren Benutzers über das Limit Ihres DR-Accounts hinaus entstehen. Sofern Sie mit den zusätzlichen Kosten einverstanden sind, können Sie diese Meldung bestätigen und anschließend den neuen Benutzer anlegen.

Das eigentliche Anlegen des Benutzers geschieht über denselben Dialog, der auch beim Sichten der Rechte eines Benutzers erscheint.  Für einen neuen Benutzer ist ein Name, ein Login-Username und ein Login-Passwort erforderlich. Die zusätzlichen Einstellungen können Sie bei Bedarf setzen - sie sind jedoch nicht zwingend notwendig. Mit einem Klick auf „OK“ können Sie einen Zwischenstand speichern. Durch „OK+“ wird der Dialog, zusätzlich zum Speichern der Einstellungen, geschlossen.

Um einen Benutzer vorübergehend oder langfristig zu sperren, können Sie diesen ganz einfach deaktivieren. Dadurch wird verhindert, dass dieser Benutzer sich mit seinen Login Daten einloggen kann und verhindert somit jeglichen Zugriff auf das DreamRobot-Konto. Zur Sperrung und Entsperrung klicken Sie auf das rote Vorhängeschloss über dem Benutzernamen.

Beachten Sie dabei den Text des Mouseover, der anzeigt, ob mit dem nächsten Klick gesperrt oder entsperrt wird. Grundsätzlich kann jeder Benutzer mit dieser Methode gesperrt werden. Allerdings ist dies unmöglich beim ersten angelegten Benutzer sowie dem derzeit aktiven Benutzer.  Ein gesperrter Benutzer kann anhand des Benutzer-Avatars erkannt werden: Ist ein Benutzer gesperrt, ist zusätzlich ein rotes Icon mit weißem Querbalken sichtbar.

Ein Benutzer kann durch einen anderen Benutzer mit Administrator-Rechten gelöscht werden. Ausnahme sind der aktive Benutzer sowie der erste Benutzer in der Benutzerliste, also der erste im Account angelegte Benutzer.

Die Löschung geschieht über das rote X-Icon neben dem Benutzeravatar des betroffenen Nutzers. Hierbei werden SÄMTLICHE Daten unwiderruflich gelöscht, welche mit dem Benutzer verknüpft sind. Verwenden Sie im Zweifel lieber die Funktion „Benutzer Sperren“, mit der Sie einem Benutzer dauerhaft oder temporär den Zugang verwehren können (siehe oben). 

Login-Daten anpassen

Sofern ein Benutzer über das Recht „Logindaten anpassen“ verfügt, kann er die Logindaten des eigenen Benutzerkontos bearbeiten. Zusätzlich können Administratoren, ungeachtet des Rechts „Logindaten anpassen“, immer die Logindaten der Benutzer ändern.

Dies geschieht mit einem Klick auf den Stift neben dem Loginnamen des jeweiligen Benutzers in der Übersichtsliste der Benutzerrechteverwaltung. Wird dieses Stift-Icon geklickt, öffnet sich ein Dialog, über den der Login-Name angepasst werden kann. Hierzu ist außerdem die Eingabe des aktuellen Passworts des jeweiligen Benutzers erforderlich. Ein Klick auf „OK“ speichert die Daten.

Unterhalb des Stiftes findet sich zudem ein Link „Passwort ändern“. Dieser ruft ebenfalls einen Dialog auf, in welchem das Passwort des Benutzerkontos angepasst werden kann. Zum Ändern des Passworts ist eine doppelte Eingabe des neuen Passworts sowie die Eingabe des aktuellen Passworts des Benutzers erforderlich. Hier werden die Änderungen ebenfalls durch einen Klick auf „OK“ gespeichert.

Anpassen der Sicherheitseinstellungen (für den DR-Support)

Jeder Benutzer mit dem Administrator-Recht kann die Sicherheitseinstellungen zum Telefonpasswort und zur E-Mail-Whitelist anpassen. Um ein Telefon-Passwort festzulegen, können Sie mit einem einfachen Klick auf das Stiftsymbol ein Passwort bestimmen.
Dieses ist als einfaches Wort, z. B. „kaesekuchen“, gedacht und muss bei Anrufen bei unserem Support als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung genannt werden. Es ist ausschließlich ein einzelnes, kleingeschriebenes Wort zugelassen. Es sind mindestens 4 Zeichen erforderlich.

Sobald ein Telefonpasswort hinterlegt ist, kann der entsprechende Benutzer dieses individuell ändern, jedoch nicht entfernen. Das Passwort kann nur durch einen Administrator wieder entzogen werden. 

E-Mail-Adressen können der E-Mail-Whitelist durch einen Administrator hinzugefügt werden, indem die E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld eingetragen wird.
Hierbei können beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Sollte eine E-Mail-Adresse nicht mehr zugelassen sein, so kann diese durch einen einfachen Klick auf das X neben der E-Mail-Adresse gelöscht werden.

Das Entfernen der E-Mail-Adressen kann wiederum nur durch einen Administrator durchgeführt werden, allerdings kann jeder Benutzer die hinterlegten E-Mail-Adressen zu seinem Benutzerkonto sehen. Wir werden Account-spezifische Anfragen nur noch über die erlaubten E-Mail-Adressen der Whitelist beantworten. Die E-Mail-Adresse des DR-Accounts ist natürlich immer zugelassen.

  Sobald ein Telefonpasswort im DreamRobot-Account hinterlegt ist, müssen Sie dieses bei Anrufen an unseren Support nennen, sofern im Rahmen der Supportanfrage sensiblere Daten besprochen werden sollen. Ist keines hinterlegt, so gilt dieselbe Regelung wie bisher.

Ab Mai 2018 wird die E-Mail-Whitelist auch aktiv von unserem Support berücksichtigt.

Die Rechte

DreamRobot unterstützt eine Vielzahl von Teilberechtigungen und Einstellungen für Benutzer, welche Sie verändern können. Im Folgenden werden die einzelnen Einstellungen näher erläutert.

Sprache

 Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache DreamRobot für den Benutzer dargestellt werden soll. Derzeit werden nur Deutsch und Englisch unterstützt. Sie können die Sprache nur einstellen, falls Ihr DreamRobot Account für die mehrsprachige Nutzung freigeschaltet wurde. Wenden Sie sich bei Bedarf bitte an unseren Support.

Portal Account

Über die hinterlegten Portal Accounts können Sie den Zugriff des Benutzers einschränken und somit spezialisierte Benutzer für die einzelnen Verkaufsplattformen einrichten.

Recht „Administrator“

Die Einstellung „Administrator“ gibt an, ob dieser Benutzer Einstellungen ändern kann. Administratoren können u. a. den Benutzer ohne Login wechseln, indem man über den Menüpunkt „BENUTZER“ einfach wechselt. Zusätzlich können Administratoren die Einstellungen in der Benutzerrechteverwaltung ändern, alle Benutzer einsehen, neue Benutzer anlegen, bestehende Löschen und die Benutzer temporär sperren.

Das Recht „Administrator“ ermöglicht es außerdem, die Logindaten eines jeden Benutzers anzupassen, sofern das Passwort des Benutzerkontos dem anpassenden Benutzer bekannt ist.

 Das Recht „Administrator“ ermöglicht es, dass ein Benutzer die Administratorenrechte anderer Benutzer entfernen oder diese sogar löschen kann. Vergeben Sie dieses Recht nur mit Bedacht!

Recht „Sichtbar“

Die Sichtbarkeit eines Benutzers bezieht sich auf die Darstellung unter dem Punkt „Benutzer“. Ist ein Benutzer als sichtbar markiert, können andere Administratoren in das Benutzerkonto wechseln, ohne die Login Daten kennen zu müssen.

Telefonpasswort

Als Administrator können Sie hierüber ein Telefonpasswort für diesen Benutzer festlegen, welches von unserem Support für Auskünfte erfragt werden kann. Benutzer, welche keine Administratorenrechte haben, können ein bestehendes Passwort ändern, jedoch nicht entfernen.
Administratoren können Telefonpasswörter löschen und speichern, um diese zu entfernen.

E-Mail Whitelist

Als Administrator können Sie hierüber eine Liste von E-Mail-Adressen pro Benutzer einstellen. Dies kann genutzt werden, um z. B. weiteren Mitarbeiter E-Mail-Adresse für Anfragen an unseren Support zu erlauben. Administratoren können mit dem "x"-Knopf Adressen wieder entfernen.

 

Recht „Allgemein“

Das Allgemein-Recht des Admin-Bereiches gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „ADMIN“ einsehen darf. Es ist nur möglich, ein Lese- und Schreibrecht zu vergeben.

Recht „Login anpassen“

Das „Login anpassen“-Recht ermöglicht es dem Benutzer, seine Logindaten in der Benutzerrechteverwaltung zu ändern. Jeder Benutzer kann unabhängig eines Administrators die Logindaten ändern, sofern das Passwort des Benutzerkontos bekannt ist.

Recht „Design“

Diese Einstellung gibt an, ob der Benutzer zusätzlich den Menüpunkt „ADMIN -> Design“ einsehen bzw. bearbeiten darf.

Recht „Bankliste“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „BANK“ einsehen und bearbeiten darf.

Recht „BankCheck“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer zusätzlich den Menüpunkt „BANK -> Bankcheck“ nutzen und somit einen Bankcheck durchführen darf. Möchten Sie also beispielsweise einem Benutzer die Möglichkeit geben, in Ihrem Auftrag den Zahlungseingang für aktuelle Bestellungen zu prüfen, so ist dies die ideale Funktion für diesen Zweck. 

 

Recht „Allgemein“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „LAGER“ einsehen und bearbeiten darf. Ist das Schreibrecht vergeben, darf der Benutzer unter anderem neue Artikel anlegen und bestehende Artikel bearbeiten.

Recht „Lister“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „LISTER“ einsehen und bearbeiten darf. Ist das Schreibrecht vergeben, darf der Benutzer neue Listerartikel anlegen und bestehende Listerartikel bearbeiten.

 

Recht „Allgemein“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „AUFTRAG“ einsehen und bearbeiten darf. Ist das Schreibrecht vergeben, darf der Benutzer neue Aufträge anlegen und bestehende Aufträge bearbeiten.

Recht „Auftr. Bezahlen“

Dieses Recht gibt zusätzlich an, ob ein Auftrag unter „AUFTRAG“ durch den Benutzer auf „bezahlt“ gesetzt werden darf.

Recht „Finanzen“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „AUFTRAG -> Finanzen“ einsehen und bearbeiten darf.

Recht „Liefern“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „LIEFERN“ einsehen und benutzen darf.

 

Recht „Drucken“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer Druckfunktionen nutzen darf.

Recht „Ticketsystem“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „TICKET“ nutzen darf, also auf eingehende Tickets zugreifen kann. 

Recht „Vorlagen“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer die Vorlagen unter „ADMIN -> Vorlagen“ einsehen und bearbeiten darf.

Recht „Import-Export“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „IM-EXPORT“ einsehen und benutzen darf.

 

Recht „Reports“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer den Menüpunkt „REPORT“ benutzen und somit Zugriff auf report.dreamrobot.de hat.

Recht „Kundendaten“

Dieses Recht gibt an, ob der Benutzer die Kundendaten im Report einsehen darf.

IPs: Hierüber können Sie den Zugriff auf ein Benutzerkonto nur über gewisse IPs zulassen. Dadurch können Sie das DreamRobot-Konto zusätzlich absichern und den Zugriff z. B. nur über die IP-Adresse Ihrer Firma zulassen. Ist dies der Fall, können sich dementsprechend nur Nutzer einloggen, die über diese IP auf DreamRobot zugreifen. 

Bitte verwenden Sie die IP-Sperre nur dann, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass Sie selbst eine statische IP-Adresse verwenden... also eine IP-Adresse, die stets gleichbleibt und sich nicht bei jeder neuen Verbindung zum Internet ändert. 
DreamRobot prüft beim Speichern der IP-Adresse zwar, ob dadurch ein unbeabsichtiges Aussperren unmöglich ist. Jedoch können wir selbstverständlich keine Garantie dafür übernehmen, dass sich Ihre IP-Adresse nicht verändert.