E-Mail

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Die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse in Ihrem DreamRobot-Account ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um mit DreamRobot durchzustarten. Hier erläutern wir, wie Sie diese Einstellungen korrekt vornehmen!

Alle hier beschriebenen Einstellungen nehmen Sie im Admin-Bereich Ihres DreamRobot-Accounts vor. Sind Sie bei DreamRobot eingeloggt, so klicken Sie einfach auf den Button "Admin" im Menü (oberer Rand des Bildschirms). Anschließend wählen Sie aus den Admin-Kategorien (linke Seite des Bildschirms) die Kategorie "Email". 

Die E-Mail-Adresse wird verwendet, um beispielsweise E-Mails an Kunden zu senden. An dieser Stelle ist es erforderlich, die Zugangsdaten für die von Ihnen genutzte E-Mail-Adresse einzugeben. Es macht Sinn, zu diesem Zweck ggf. einen neuen E-Mail-Account bei einem Provider anzulegen, beispielsweise "MeinShop@gmail.com" oder ähnliches. 

Die Zugangsdaten (SMTP-Server usw.) können Sie in den meisten Fällen im Hilfe-Bereich oder Handbuch des gewählten Anbieters oder auch in den Einstellungen Ihres Online-Mailers finden. Ist dies nicht der Fall, ist es oft sinnvoll, die entsprechenden Daten über Google zu recherchieren, oder sich telefonisch oder per E-Mail an den Support Ihres Mail-Anbieters zu wenden,

Um zu den Einstellungen für E-Mails zu gelangen, wählen Sie bitte in DreamRobot unter "Admin" die Unterkategorie "Email".

Erläuterung der Eingabefelder und Optionen

Emailadresse

Bitte geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein, beispielsweise "meinshop@gmail.com"

Realname

Geben Sie hier den Namen an, der als Absender der E-Mail beim Empfänger angezeigt werden soll. Beispiele wären "Max Mustermann", "Max/MeinShop", "MeinShop" oder "MeinShop-Team" (MeinShop= Name Ihres Shops). 

SMTP-Server

Tragen Sie hier den Namen des SMTP-Servers Ihres E-Mail-Providers ein. Sollte Ihnen dieser unbekannt sein, so lässt er sich im Normalfall über das Handbuch/die Hilfe-Sektion des Anbieters oder per Google herausfinden. Auch über eine Anfrage beim Provider selbst kann dieser Name erfragt werden. So finden Sie beispielsweise diese Informationen für Gmail-Accounts unter dieser Adresse

SMTP-Port

Auch den korrekten Port können Sie bei den Server-Einstellungen Ihres Mail-Providers erfahren (siehe Beispiel-Link). 25 ist ein Standardwert und auch 587 wird von Anbietern relativ viel benutzt. Wenn eines der Verschlüsselungsprotokolle SSL oder TLS angewendet wird, so lautet ein häufig genutzter Standardwert für den SMTP-Port 487. Den für Sie korrekten Wert erfahren Sie via Google oder können ihn bei Ihrem Mail-Provider erfragen. 

SMTP-SSL

Geben Sie hier an, ob sie die Verschlüsselungen SSL oder TLS zum Zugriff auf den SMTP-Server Ihres Email-Providers nutzen wollen. 

SMTP-Mail Username

Geben Sie hier den entsprechenden Login-Namen bzw. die Login-Nummer ein. Oft ist der Login-Name identisch mit der E-Mail-Adresse. 

SMTP-Mail Passwort

In diesem Feld wird das von Ihnen für Ihr Postfach verwendete E-Mail-Passwort eingegeben. 

 Nachdem Sie die entsprechenden Daten in die Felder eingetragen haben, speichern Sie diese bitte über einen Klick auf den Button "Einstellungen speichern". DreamRobot überprüft nun über den Versand einer Test-E-Mail, ob die angegebenen Werte korrekt sind. Ist dies der Fall, erscheint ein grünes Icon mit der Beschriftung "Test OK". 
Ist dies nicht der Fall (in diesem Fall wird ein rotes Icon mit der Beschriftung "Test failed" angezeigt), so sind die eingegebenen Daten höchstwahrscheinlich inkorrekt. Bitte korrigieren Sie die Eingaben und überprüfen Sie diese durch erneutes Abspeichern. 

Zusätzliche E-Mail-Optionen

Hier können Sie separate E-Mail-Adressen für jeden Ihrer Portal-Accounts hinterlegen, ändern oder auch löschen.  Falls diese Option bisher noch nicht aktiviert war, wird bei Klick auf "Bearbeiten" Folgendes angezeigt:

"Für Ihren Account ist die Nutzung von separaten Email-Adressen pro Portal-Account noch nicht freigeschaltet. Sie haben hier die Möglichkeit, diese Option direkt freizuschalten und zu nutzen. Nach der Freischaltung können Sie für einzelne Portal-Accounts separate E-Mail-Daten hinterlegen. Die erstmalige Freischaltung dieser Option wird einmalig mit 40,- Euro (zzgl. MwSt.) berechnet."
Sie können dann direkt mit Klick auf "Freischalten und aktivieren" die Option kostenpflichtig buchen.

Ist diese Option aktiviert, so wird eine Kopie jeder E-Mail, die versendet wird, an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Diese Funktion ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Sie ein lokales Mail-Archiv Ihrer kompletten DreamRobot-Korrespondenz anlegen möchten. 

  • Ist der Haken bei dieser Option gesetzt, jedoch keine E-Mail-Adresse im Feld dahinter hinterlegt, wird per CC eine Kopie an die Absender-E-Mail-Adresse gesendet. 
  • Ist der Haken gesetzt und wurde eine E-Mail-Adresse im Feld dahinter eingegeben, wird per BCC (Blindkopie) eine Mail-Kopie an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. In diesem Fall wird keine Kopie mehr an die Absender-Adresse versendet. 
  • Ist der Haken nicht gesetzt, wird keine E-Mail-Kopie gesendet.

Weitere E-Mail-Einstellungen

Hier legen Sie fest, welche E-Mails von DreamRobot automatisch versendet werden sollen.
In der oberen Reihe wird durch ein Setzen oder Entfernen eines Hakens festgelegt, ob die Erstkontakt-Mail Ihres Accounts an Neukunden im Inland, auf einer Insel bzw. bei einer Packstation oder im Ausland automatisch versendet wird. Aufgrund eventueller Zuschläge von Versendern für die Lieferung auf eine Insel oder an eine Packstation ist ein Setzen des Hakens bei "Insel/Packstation" nur bedingt empfehlenswert. 
In der unteren Reihe legen Sie für diese drei Bereiche fest, ob Mahnungen automatisch versendet werden sollen. Mehr dazu weiter unten in diesem Text!

Im Falle, dass ein Kunde eine größe Anzahl eines Artikels bei seiner Erstbestellung ordert, ist es sinnvoll, die dadurch entstehenden höheren Lieferkosten in der Erstkontaktmail an den Kunden anzupassen. Wenn Sie dies wünschen, so legen Sie die gewünschte Artikelanzahl in diesem Feld fest. 

Ist diese Funktion aktiviert, so befindet sich in den E-Mails ein Hinweis darauf, dass Sie DreamRobot als Ihre Bestellabwicklung nutzen. 

Mahnungsanzahl: DreamRobot ist darauf ausgelegt, im Falle von Zahlungsverzug beim Kunden drei Mahnungen zu versenden, nutzt also drei verschiedene Mahnstufen. Diese lauten: 

  • Zahlungserinnerung
  • Erste Mahnung
  • Zweite Mahnung

Hier legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die jeweiligen Mahnungen versendet werden sollen. Ein üblicher Standardwert ist hier sieben Tage. Sofern Sie diesen Wert eintragen, wird nach sieben Tagen ohne Zahlungseingang zu einer Bestellung die Zahlungserinnerung gesetzt. Wurde sieben Tage später immer noch kein Zahlungseingang verbucht, wird automatisch die erste Mahnung versendet, gefolgt von der zweiten Mahnung nach weiteren sieben Tagen. 

 Damit die Mahnungs-Emails von DreamRobot verschickt werden können, müssen im Bereich "Automatisch senden" die Haken zu "Mahnungen" gesetzt sein (siehe oben). Damit auch bei manuell angelegten Aufträgen DreamRobot automatisiert Mahnungen erstellt und versendet, muss für diese Aufträge die Erstkontakt-Mail gesendet werden oder manuell im Auftrag der Haken bei Erstkontakt gespeichert sein. Beachten Sie bitte, dass auch für geparkte Aufträge keine automatisierten E-Mails versendet werden.

Sie verkaufen Waren bei eBay und möchten Ihre Kunden gerne automatisch an das Hinterlassen einer Bewertung erinnern? Dann legen Sie hier fest, nach wie vielen Tagen DreamRobot automatisch eine solche Erinnerung senden soll.

Ausschlaggebend für den Zeitpunkt des Versands der Bewertungserinnerung ist in diesem Fall das "Ware wurde gesendet"-Datum und das Datum der vom Verkäufer, also Ihnen, abgegebenen Bewertung. Beide Daten müssen mindestens x Tage zurückliegen, bevor DreamRobot die Bewertungserinnerung versendet. Wenn also z.B. die Ware am 13.8. versendet wurde und Sie die Bewertung am 15.8. abgegeben haben, so versendet DreamRobot die Bewertungserinnerung an den Käufer am 22.8.

 Der Käufer erhält x Tage (legen Sie die gewünschte Anzahl der Tage in diesem Feld fest) nach dem Kauf eine Erinnerung zur Nutzung der Kaufabwicklung. Sollten Sie hier eine 0 eintragen, so ist die Erinnerung zur Kaufabwicklung deaktiviert.

Hier legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Erinnerungsmail des DR-Cross-Selling-Funktion an Käufer versendet wird.